Welkom op mijn blog: Jenny presenteert!

De mensen die mij kennen, weten dat ik ontzettend veel van het presales vak houd. Ik vind het geweldig om processen van klanten naar onze software te vertalen. Ik houd ook van het oplossen van complexe cases omdat ik daarbij mijn creativiteit kan inzetten. En daarnaast natuurlijk hoe ik dit in een mooie presentatie en demonstratie kan omzetten waarbij de waarde voor de klant een belangrijk onderdeel is.

Toch vraag / vroeg ik me wel eens af, net als veel andere mensen misschien, of ik wel al mijn talenten benut. En wat zijn die talenten dan? Om antwoord op die vragen te krijgen, ben ik vorig jaar een coaching traject ingegaan. Je vraagt je misschien af: waarom kom je daar nu pas mee in een blog? Maar eigenlijk komen dit jaar allerlei dingen samen en daardoor wil ik met mijn blog een andere weg inslaan. 

Als ik het heb over dingen die samen komen, dan heb ik het over mijn persoonlijke ontwikkeling van de afgelopen jaren. Dit begon bij een talent development training die ik heb gevold, vervolgens ben ik een coaching traject ingegaan en heb ik daarna verschillende trainingen & workshops gevolgd. En bij elk van deze kreeg ik meer inzicht in mezelf alsof het laag voor laag werd opgebouwd. Mijn coaching traject heeft hierbij het meeste impact op mij gehad. Ik wil je hier graag in meenemen.

Bij Exact zijn we al een aantal jaren bezig met een groot development project. De afgelopen jaren mocht ik dit project in video’s en op demodagen toelichten in een presentatie. Er was voortgang in het project, maar de inhoud van het verhaal bleef wel min of meer hetzelfde. Voor mij was dat best wel een worsteling, want hoe zorg je ervoor dat de boodschap wel aantrekkelijk blijft? En dat je ook niet het gevoel hebt dat je op de autopilot komt te staan?

Op een avond was ik samen met mijn dochter het jeugdjournaal aan het kijken en ineens wist ik het! Waarom mijn boodschap niet verpakken in een soort van jeugdjournaal? Ik wist dat we intern ook korte video’s aan het maken waren en waarom zou ik die niet gewoon gaan gebruiken?

En zo ben ik begonnen om mijn presentatie op die manier op te zetten. In dit blog vertel ik je hoe ik dit heb opgepakt en hoe ik dit heb ervaren.

Voor de mensen die het jeugdjournaal niet kennen.
Over het algemeen beginnen ze met: ‘Goedenavond, leuk dat dat je kijkt. Ik heb vandaag nieuws over … en daarnaast …’ Hoe dat verder gaat, dat zie je zo.”

Vervolgens krijg je een introductie en komen er verschillende nieuwsitems voorbij. Ook hebben ze nog een aparte rubriek. Vervolgens wordt aan het eind samengevat wat er voorbij is gekomen en wordt er afgesloten.

Het eerste wat ik daarom heb gedaan is besluiten waar ik aan het begin aandacht aan wil besteden, daarmee wilde ik de aandacht triggeren.

Vervolgens heb ik gekeken welke video’s er eigenlijk beschikbaar zouden komen. Ik zeg beschikbaar komen, want ik had wel een handicap. De video’s waren namelijk nog niet klaar. Ik had wel de scripts, maar ik wist niet precies wat er in de video’s zou komen. Dat betekent dat ik de script van tevoren goed heb doorgelezen en op basis daarvan korte introducties en samenvattingen heb gemaakt. Op het moment dat je het jeugdjournaal presenteert, moet je het nieuws natuurlijk wel introduceren en kort afsluiten.

Naast de inhoud van de video’s heb ik gekeken wat er nog ontbrak. Dit moest ik zelf aan inhoud toevoegen. Daarbij wilde ik ook wel echt mooie afbeeldingen in beeld op het moment dat een onderwerp passeerde. Hierbij moet je dan rekening houden met het feit dat deze niet te gedetailleerd kan zijn, omdat het anders niet overkomt.

Zo ben ik uiteindelijk tot een volledige presentatie gekomen. En toen kwam de dag van de opname… Ik was eigenlijk best wel nerveus, want ik had nog steeds de inhoud van de video’s niet gezien. Het zou best kunnen dat met name mijn korte samenvattingen niet helemaal overeen zouden komen.

Ook is het heel gek dat ik niet zelf meer de volledige inhoud ging presenteren. Dat ben ik natuurlijk helemaal niet gewend en ik vroeg me af of ik nu nog wel als de inhoudelijke expert zou worden gezien.

Ik heb ook gemerkt dat lopen en praten niet heel eenvoudig is. Of met name eigenlijk, wanneer je weer terug moet naar een plek. Je kunt niet naar beneden of achterom kijken.

Daarbij had ik kaartjes, maar met het klikken en het overal op letten had ik die net zo goed achterwege kunnen laten.

Alhoewel het voor mijn gevoel niet helemaal vlekkeloos ging, vond ik het wel heel erg leuk om te doen. Een paar week later zag ik het resultaat ‘live’ op de demodag zelf en ik moet zeggen dat ik eigenlijk wel verrast was over hoe leuk ik het toch vond. Normaal vind ik het verschrikkelijk om naar mijzelf te kijken, maar  met de afwisseling van de video’s vond ik het nu eigenlijk wel ok (er valt natuurlijk altijd het een en ander te verbeteren 😉 )

Ook ging het redelijk goed met de video’s. Er was wel iets van herhaling, maar het was denk ik niet storend.

De volgende keer zou ik wel van tevoren de video’s willen hebben, want dat brengt rust. Ook zou ik wellicht in plaats van afbeeldingen animaties te gebruiken in het scherm achter mij. Dat maakt het toch wat spannender. Maar ik vond het zeker voor herhaling vatbaar!

Bij mijn dochter op school organiseren zij talentontwikkeling. Dit betekent dat er lessen op school worden gegeven waarvoor kinderen zich kunnen opgeven. Er wordt ook van ouders gevraagd of ze hierin mee willen doen.
Helaas ben ik niet creatief, niet zo goed in knutselen, maar ik heb wel een talent waarvan ik denk dat de kinderen er wat aan kunnen hebben, presenteren.

Ik heb het eigenlijk altijd jammer gevonden dat hieraan weinig aandacht is besteed tijdens mijn schooltijd. Natuurlijk moesten wij spreekbeurten of boekbesprekingen geven, maar aandacht voor de presentatie, de opbouw, belangrijke aandachtspunten en vaardigheden was er eigenlijk niet.
En dus heb ik mij opgegeven. Ik ga zelf 2 lessen ‘Leren presenteren’ geven. De andere 2 lessen worden door de juf gedaan waarbij ik input geef. In dit blog vertel ik je mijn eerste ervaringen, want ik kan je zeggen, het is heel anders dan wat ik normaal doe.

Vooraf dacht ik nog “ik ga dit even doen”. Na een goedbedoelde tip van mijn dochter, “ga het niet over software hebben”, ben ik gaan zitten om het programma vorm te geven.
Het begin ging eigenlijk wel goed.

De eerste les zou door de juf worden gedaan. Ik had al een aantal dingen opgeschreven:
1. Wat vind je van presenteren? Wat vind je leuk? Wat vind je moeilijk / minder leuk?
2. De kinderen een pitch laten voorbereiden over zichzelf, zodat ze die aan mij kunnen geven in de 2e les. Zo weet ik wie ze zijn en kan ik zien hoe ze het doen, een soort 0- meeting zeg maar.

Voor mijn eigen lessen had ik bedacht onderwerpen aan te snijden die ik ook vaak in workshops behandel. Dingen die ik ook al wel in mijn blog heb behandeld, zoals de ‘wie’, ‘wat’, ‘waarom’ en ‘hoe’, structuur etc.

En de laatste les, die van de juf, moest ik nog vorm geven.

Ik ben dit gaan voorbespreken met de juf en die was gelijk enthousiast. Voor de laatste les kwamen we op het idee om de kinderen een presentatie te laten voorbereiden en eventueel ook op te nemen.
So far so good zou je zeggen, maar….

Toen werd er tegen mij gezegd: “Houd je er wel rekening mee dat dit kinderen zijn? Die kunnen niet zo lang stil zitten…”

Ehm…. ja, dat is een goeie, ik heb daadwerkelijk nog nooit aan kinderen gepresenteerd. Ik had al wel bedacht dat ik een grappige video op wilde nemen in mijn les, maar verder was ik nog niet gekomen. En wat blijkt? Het is eigenlijk best wel moeilijk om dingen die ik normaal met volwassenen doorneem te vertalen naar een leuke les voor kinderen.

Uiteindelijk ben ik begonnen met de onderwerpen op te schrijven die ik zeker mee wilde nemen. Daarbij hield ik ook in mijn achterhoofd dat ze tussendoor wat zouden moeten doen of dat ik dingen zou moeten hebben waardoor ik de aandacht zou kunnen vasthouden. Uiteindelijk kwam ik op de volgende onderwerpen voor de eerste les:

– Iedereen die moet presenteren is nerveus. Het is normaal om je angstig te voelen, je bent niet alleen. Voor dit onderwerp heb ik een geweldige video van ‘Toren C: presenteren’ gevonden op YouTube.
– Voorstellen van mijzelf, wat ik doe en wat ik graag deze les met ze wil doen. Hierbij geef ik ook aan dat ik best nerveus ben om voor kinderen te presenteren, dat het mijn eerste keer is.
– De kinderen de pitches laten presenteren
– Welke vragen moet je jezelf stellen voordat je een presentatie geeft
– Het reptielenbrein & non-verbale communicatie
– Afronding en uitkijk naar volgende les.

Ok, mijn basis stond, maar nu? Hoe ga ik deze onderwerpen behandelen, zodat het niet alleen leerzaam, maar ook leuk is voor kinderen?

Ik ben stomweg gaan googlen, maar ik kwam er niet uit. TOTDAT ik mijzelf de vraag stelde “welke presentaties heb ik gezien, zijn ook leuk en interessant voor kinderen?” En toen kwam ik op Freek Vonk. Hij weet informatie altijd heel goed over te brengen aan kinderen. En toen ik hem ging zoeken op YouTube kwam ik op een DWDD college. En zo kwam ik niet alleen uit bij een presentatie van Freek Vonk over slangengif, maar ook bij Erik Scherder over het Brein en Robbert Dijkgraaf over Einstein.
Ik heb van deze presentatie fragmenten uitgezocht die we konden toevoegen aan de eerste les van de juf. En daarbij de opdracht gegeven om na te denken wat ze van deze presentatie vonden, wat hun opviel, wat ze leuk vonden en wat minder leuk.

Vervolgens kon ik daar in de 2e les (mijn eerste) op terugkomen in de verschillende onderwerpen. Ik heb deze presentaties zeg maar als een soort van kapstok gebruikt. En ik moet zeggen, dat heeft heel erg goed gewerkt!

Om een voorbeeld te noemen:
Bij ‘Wie’ heb ik aangegeven dat het ook belangrijk is om na te denken over wie jijzelf bent. Dat kan nl heel relevant zijn. Als je Freek Vonk heet en bioloog bent, kan dat een belangrijk gegeven zijn als je presenteert aan wellicht andere biologen. Het is ook belangrijk om te weten aan wie je presenteert en wat hun startpunt is. Erik Scherder ging in zijn presentatie uitleggen hoe het brein werkt. Als hij zou moeten presenteren aan neurochirurgen kan hij dat achterwege laten, die weten al hoe het brein werkt.

Het kwam ook mooi terug bij de andere onderwerpen.
Ik vond het echt bijzonder om te merken wat de kinderen allemaal was opgevallen. Denk bijvoorbeeld aan de grote gebaren van Freek, het snel, maar ook heel langzaam kunnen praten. Het vertellen van een verhaal in de presentatie over het Brein: stel je voor,  je wordt wakker. Je wordt wakker! Je kijkt op de klok, je kijkt niet alleen, maar je begrijpt wat er staat!

Maar ook de attributen die gebruikt werden om iets uit te leggen.

Daarnaast heb ik bij non-verbale communicatie ook de higher en lower poses doorgenomen. Dit was ook een moment dat de kinderen dit even konden uitproberen. Ik heb ze ook de tip gegeven om bepaalde oefeningen te doen op de gang voordat ze de presentatie moeten geven en wat ze met hun handen kunnen doen.

Mijn eerste les zit erop en ik ben zeer tevreden. Op naar de volgende, alhoewel ik daar nog wel werk aan de winkel heb, want hoe ga ik de onderwerpen uit mijn tweede les naar kinderen omzetten?

Ik mijn blog van vorige maand vertelde ik dat ik in deze periode op een hele andere manier bezig ben met het geven van presentaties. Het betekent onder andere dat je op een andere manier dan normaal connectie moet maken met je klant. Tips en tricks hieromtrent kun je hier vinden.

Het mooie van deze tijd vind ik echter ook dat er meer ruimte is om te experimenteren en creatief bezig te zijn.  Graag wil ik jullie meenemen in één van de dingen waar ik mee bezig geweest ben.

BRENG JEZELF IN BEELD…
We geven nu veel meer online meetings en om connectie te maken met klanten is het belangrijk dat ze daar beeld bij hebben. Dat is de reden dat ik bij een online meeting mijn video aanzet. Maar naast gewone online meetings, zien we ook een sterkere behoefte aan webinars en korte functionele presentatie en/of demonstraties in een video. Op het moment dat een klant die laatste bekijkt, is connectie maken lastiger, je bent er immers niet fysiek bij.

IMPROVISORISCHE ‘GREEN SCREEN’….
Ik werk in een fantastisch team waarbij iedereen iets anders inbrengt. Mijn collega’s Maarten en Rob hebben bekeken welke mogelijkheden er zijn om jezelf mooi in beeld te brengen. Zo kwamen we erachter dat we binnen onze organisatie een tool hebben die jou, als persoon, kan uitsnijden. Deze tool heet OBS. Maar om dat te kunnen doen, heb je een greenscreen nodig, zoals je dat ook wel kent van TV (zoals bijvoorbeeld bij het presenteren van het weer). Een officieel greenscreen hadden ze niet, maar door creatief na te denken kwamen we op verschillende alternatieven die werden uitgeprobeerd.
Dit hebben ze met mij gedeeld en wij hebben nu alle drie een improvisorische greenscreen of eigenlijk bluescreen in mijn geval.

LEERMOMENTEN…
Nu waren we in staat om een mooi beeld achter onze video te plaatsen, maar het vervolg was natuurlijk om te kijken of we onszelf in onze presentatie en / of demonstratie konden plaatsen. Dit gingen we testen met onze tool webex die wij gebruiken. Helaas bleek dat webex heel goede kwaliteit heeft voor het delen van het scherm, maar er is geen focus op de video waardoor de presentatie en ook de demo ‘korrelig’ waren.

Toen kwamen we op het idee om te kijken of we ons beeld via de tool OBS zouden kunnen opnemen en weet je wat? Dat was mogelijk!

Ik heb dit gelijk aangepakt om mijn eerste opgenomen webinar te maken en ik vond het resultaat echt heel leuk! Ik kreeg er ook ontzettend veel leuke reacties op van mensen die het nu ook willen uitproberen. Naast opgenomen webinars heb ik inmiddels ook trainingvideo’s gemaakt en allemaal op dezelfde manier.

Wel zie je dat je ineens rekening moet houden met andere dingen. Zo kwam het bijvoorbeeld voor dat ik in mijn eerste webinar voor de tekst van mijn presentatie zat. Dit betekent dus dat je in je presentatie rekening moet houden met een uitsnede van jezelf. Ik test nu altijd vooraf even de slides in een korte opname om dit in het het vervolg te voorkomen.

Daarnaast had ik al mijn applicaties gesloten (dacht ik), maar kwam er ineens toch een pop-up. Dit moet je echt dubbelchecken als je in een opname zit.

Maar dit bood mij ook de kans om te kijken of ik dit uit de opname kon halen. Ik ben geen techneut, maar met een standaard video-editor was ik in staat om mijn video te bewerken.

Ik zorg er nu ook voor dat ik de recording start, rustig de presentatie en mijn demoscherm goed zet en even stil ben met een lach op mijn gezicht voordat ik echt begin te praten. Dat doe ik ook bij mijn afsluiting. Het mooie is dat je dit er dan later gewoon uit kan knippen.

Ook maak ik best nog wel eens een fout. Ik heb mezelf aangeleerd pas bij het verschijnen van het nieuwe scherm te gaan praten. Als het dan fout gaat, is het eenvoudiger om opnieuw te beginnen op die slide en dit er later uit te knippen.

SAMENVATTING…
We werken nu allemaal thuis, maar dat biedt ook de mogelijkheid om nieuwe dingen te ontdekken. Het mooie is dat dit ook echt weer een geval is van teamwork, waarbij de verschillende mensen hun kennis en kunde bij elkaar brengen. Al met al ben ik erg enthousiast over het resultaat en biedt dit weer perspectief om het nog mooier en professioneler te maken.

Ik krijg ook echt geweldige reacties op de opnames en video’s. Het geeft ze een persoonlijker tintje en dat is nu juist de bedoeling. Voor mij is dit in ieder geval iets waar ik blij van word. Mocht jij meer willen weten hierover of heb jij ervaringen hieromtrent? Dan hoor ik die ook heel graag, want van elkaar kunnen we leren.

Mijn laatste blog is alweer een tijdje geleden. Sinds de corona ons land teistert, werken we met zijn allen thuis. De eerste weken had ik nodig om een goede balans te vinden in het werknemer , juf en moeder zijn. En dat is niet makkelijk kan ik je zeggen, want als je een online klantmeeting hebt, kun je niet even je dochter helpen met taal.

Maar inmiddels hebben we onze weg gevonden en ik wil jullie graag meenemen in mijn wereld van de afgelopen weken. Vooral de dingen die je tegenkomt als je online presentaties en of demonstraties moet geven wil ik graag met jullie delen. 

CONTACT…
Wat ik zelf heel lastig vind aan het geven van online presentaties, is dat je veel minder interactie hebt met je publiek. In een fysieke klantafspraak of seminar kun je het publiek zien. Je ziet hun lichaamstaal, de mimiek op hun gezicht en ik vind het dan makkelijker om daarop te anticiperen. In een online afspraak is dat toch minder.

Daarbij geldt dat het vasthouden van aandacht lastiger is als je online presenteert. Er zijn dus een aantal zaken om rekening mee te houden.

Om contact te maken, vind ik het belangrijk om de video aan te zetten. Op deze manier zien de mensen mij en kan ik mij in ieder geval in woord en gebaar duidelijk maken.

TIP:
Zorg ervoor dat je je net zo zakelijk kleedt alsof je naar de klant gaat en bedenk van tevoren wat je klant ziet als je je video aandoet!

Met het beeld van de video kun je spelen. Zeker als je ook moet demonstreren, kun je ervoor kiezen om de video in het begin aan te zetten, tijdens de demo niet en bij een interactief stuk juist weer wel.

TIP:
kijk recht in de camera van je laptop. Dan lijkt het net alsof je je klant echt aankijkt. We hebben vaak de neiging om naar het scherm of ergens anders naar te kijken, maar dan maak je toch minder connectie.

VRAGEN…
Een online presentatie is echt andere koek dan een fysieke presentatie. Je kunt immers niet altijd zien hoe de klant erbij zit, of hij zijn aandacht er nog wel bij heeft. Zorg ervoor dat je vragen stelt aan de klant waarop hij echt antwoord ‘moet’ geven. Op het moment dat je vraagt of er nog vragen zijn, is de kans groot dat de respons minimaal is. Op het moment dat je bijvoorbeeld vraagt hoe de klant iets ziet, zal hij meer betrokken worden in je presentatie en dat helpt de aandacht vasthouden.

TIP:
Denk vooraf al goed na over welke controle vragen je kunt stellen tijdens je presentatie.

BEELD…
Ik heb aan den lijve ondervonden dat ook de techniek je soms in de steek laat. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat het beeld achterblijft bij wat je vertelt. Denk daarom goed na wát je gaat vertellen , wat je in een powerpoint kan laten zien en wat je echt wilt demonstreren. Houd hetgeen je wilt laten zien simpel en zorg dat je aan de juiste dingen aandacht besteed. Eigenlijk is het ook wel mooi. Juist nu moet je nog kritischer gaan nadenken over wat de essentie is van je verhaal.

Ook geldt hier dat je rekening moet houden met de aandachtsboog van je klant!

TIP:
Ook jouw klant werkt waarschijnlijk thuis met alle afleiding van dien. Bespreek maximaal 3 onderwerpen in je online presentatie. Je kunt altijd een vervolg plannen.

TIP:
Je kunt ook korte video’s maken van wat je wilt laten zien en dat in je presentatie verwerken. Voor zo’n video is het van belang dat je weet wat je wilt laten zien en wat je erbij wilt vertellen. Zorg er vervolgens voor dat je de opname goed timed, zodat je er bij kunt praten.

GELUID…
Misschien overbodig, maar zorg ervoor dat je vooraf je geluid goed test. Ik heb de afgelopen weken meer online vergaderingen bijgewoond dan me lief is en slecht geluid is voor mij hét moment om af te haken.

Gebruik altijd een headset of goede speaker als je een online presentatie geeft. Op het moment dat je de speaker van je laptop gebruikt, hoor je heel vaak ruis op de lijn. Bovendien valt het geluid vaak weg als je opzij kijkt.

ONTDEK JE TOOL…
Zo zijn er wel meer dingen die ik in de praktijk heb geleerd over het geven van online presentaties. Naast de tips die ik je in dit blog heb gegeven, wil ik je ook adviseren om je te verdiepen in de online tools die je organisatie gebruikt.

Wellicht zitten er wel handige zaken bij zoals het opnemen van de presentatie als naslagwerk voor de klant, de mogelijkheid om een online whiteboard te gebruiken of om iedereen in het begin van je presentatie op ‘mute’ te zetten (handig bij een webinar).

En vraag hulp! Zonder de hulp van mijn collega’s ben ik nergens. Het is ook superleuk om nieuwe dingen met elkaar te delen, dat verbindt.

Zo heb ik de afgelopen week ook geleerd hoe je met een improvisorische thuisstudio leuke opnames kan maken voor webinars,  maar dát bewaar ik voor mijn volgende blog….

In mijn allereerste blog heb ik 4 tips beschreven die belangrijk zijn om een succesvolle presentatie te kunnen geven. Voor het geven van een presentatie moet je namelijk goed nadenken over WIE je publiek is, WAAROM je die presentatie geeft, WAT je gaat behandelen en HOE je dat gaat doen.

Key is natuurlijk het waarom. Waarom mag jij jouw presentatie geven aan de klant? Wat is voor hem / haar belangrijk? En welke waarde kun jij hem bieden?

Voorafgaand aan jouw presentatie moet je ALTIJD contact hebben gehad met de klant om vragen te stellen. Hoe weet je anders waar je in je presentatie aandacht aan moet besteden? Hierin kun je onderscheid maken in 4 type vragen, namelijk Situatievragen, Probleemvragen, Effectvragen en Kansvragen. Hieronder licht ik deze type vragen toe.

SITUATIEVRAGEN…
Ten eerste moet je meer te weten komen over jouw klant. Uiteraard kun je je huiswerk doen door de website van de klant te bekijken, profiel van je contactpersonen etc., maar er blijft nog genoeg te vragen over.
Situatievragen gaan in op de situatie van de klant. Dit zijn voor hem de minst interessante vragen, omdat hij het antwoord natuurlijk al kent, maar je hebt deze nodig om je te kunnen voorbereiden op je presentatie / demonstratie en om door te kunnen vragen. Situatievragen kunnen bijvoorbeeld zijn: Wat doet de klant? Welke klanten bedienen ze? Hoe lopen hun processen? Wat is hun huidige landschap? Wat is hun visie / ambitie? etc.

PROBLEEMVRAGEN…
Je zit niet voor niets bij de klant om tafel. Daarom moet je doorvragen op de situatievragen. Tegen welke problemen / uitdagingen lopen zij aan? Dit zijn de vragen waarbij je de pijn van de klant naar boven wilt krijgen.

En nu moet je geduld hebben! Vroeger was het zo dat wanneer ik de problemen van de klant hoorde, mijn brein gelijk al begon te bedenken welke oplossingen ik de klant kon bieden. Alleen op het moment dat je dit doet, mis je cruciale informatie die je nodig hebt om een goed verhaal neer te zetten. Houd je dus in en stel de volgende vragen.

EFFECTVRAGEN…
Op het moment dat de klant een probleem / uitdaging heeft, ervaart hij welliswaar ‘pijn’, maar vaak is deze pijn nog niet concreet. Vraag daarom wat het EFFECT is van dit probleem. Het kan namelijk zijn dat dit probleem effect heeft op de omzet, kosten met zich meebrengen, maar wellicht ook invloed op de gemoedsrust van jouw klant. Wat je feitelijk gaat doen, is de pijn van de klanten groter en concreter maken.

KANSVRAGEN…
Met de effectvragen kom je al een heel eind bij de waarde, maar als je hem wilt inkoppen, kun je vragen wat voor kansen het zou bieden als dit probleem / deze uitdagingen zou worden weg genomen. Dan kom je echt bij de WAARDE die jouw oplossing zou kunnen bieden. En dit is hetgeen waar je de nadruk op moet leggen in jouw presentatie en demonstratie.

Je moet natuurlijk niet vergeten om in de presentatie te beginnen met de pijn en het effect, zodat de klant dit goed voelt.

ALS LAATSTE…
Het komt voor dat je niet de gelegenheid krijgt om een gesprek met de klant aan te gaan. Bedenk wel goed dat als hij jou serieus neemt, je over het algemeen deze kans wel moet krijgen.
Mocht je dan ervoor kiezen om wel verder te gaan, kijk dan of je algemene cijfers hebt, onderzoekscijfers, informatie die over het algemeen geldt voor dat type organisatie. Je kunt dan aangeven dat je deze uitdagingen vaak tegenkomt met een bepaald effect als gevolg. Op basis hiervan kun je vragen aan je klant of ze dit herkennen en kun je alsnog waarde toevoegen aan je presentatie.

Ik heb al een tijdje geen blog meer geschreven. Ik kan hier allerlei excuses voor verzinnen, maar uiteindelijk gaat het erom dat mijn goede voornemen voor 2020 is om weer met een frisse start met mijn blog te beginnen. Ik zal niet meer alleen tips proberen te geven, maar je ook gaan meenemen in mijn dagelijkse praktijk. Wat kom ik tegen? Waar gaat het moeilijk? Wat doe ik goed en waar ga ik faliekant de mist in.

De afgelopen maanden ben ik nieuwe collega’s gaan coachen en ben ik druk bezig met het overbrengen van mijn kennis met betrekking tot het geven van presentaties. Het leuke is dat ik hierdoor ook weer geconfronteerd word met de wijze waarop ik zelf presenteer en acteer naar klanten.

Zo begeleid ik mijn collega Kelly. Zij is super enthousiast, doet mij ook enorm aan mijzelf denken 13 jaar geleden en wil graag alles oppaken. Zo ook een aanvraag voor een CRM presentatie. Dat leek mij een uitstekend idee, want ze was al een keer met mij mee op afspraak geweest.

PRESENTATIEGEMAK….
Om haar op weg te helpen met de voorbereiding gaf ik haar voorbeelden van presentaties die ik zelf heb gegeven en ik werd geconfronteerd met het feit dat ik de laatste maanden niet altijd bezig ben geweest met het vernieuwen van mijn presentaties, maar ook heb geleund op hetgeen er al is. Ik noem het maar even ‘Presentatiegemak’.

Om het even concreet te maken:
CRM is een van de onderdelen waar wij bij klanten nogal eens aandacht aan besteden. Om een compleet beeld van onze oplossing te geven, hebben we een presentatie gemaakt waarin alle onderdelen op het gebied van CRM naar voren komen. Op het moment dat een klant dan specifiek iets over een onderdeel wil weten, kun je daar altijd op doorzoomen.
Op zich is hier niets mis mee, het is altijd handig om in je toolkit te hebben, maar ik betrapte mijzelf erop dat ik bij CRM presentaties deze presentatie meenam en eigenlijk helemaal niet meer bezig was met mijn boodschap naar de klant en welke waarde ik zou kunnen geven.

Terwijl ik met Kelly enkele presentaties doornam, waaronder deze, dacht ik bij mijzelf. Wat doe ik met mijn eigen advies? Ik kan je zeggen dat dat best confronterend was.

IETS NIEUWS…
Op datzelfde moment heb ik de boel met Kelly omgegooid en heb ik voorgesteld om in de presentatie ‘De dag van de accountmanager’ als basis te nemen. We zouden beginnen met de uitdagingen en wat dit betekende, vervolgens onze oplossing hiervoor schetsen en het dan concreet maken hoe dit dan zou worden vertaald naar de dag van de accountmanager.

In deze dag hebben we alles doorgenomen waar de klant op dit moment tegenaan liep, hoe eenvoudig we dit konden oplossen en wat dit eigenlijk betekende voor hen als organisatie en welke doelen zij hiermee konden behalen. En dit alles in een storyline, zodat we ze mee konden nemen en zich voor kunnen stellen hoe zij hiermee zouden kunnen werken.

Of eigenlijk…. ik heb met Kelly doorgenomen wat we zouden kunnen doen. Zij heeft dit geweldig opgepakt en een geweldige presentatie en demonstratie gegeven. Je kon de energie in de sessie voelen en dat was heerlijk!

SAMENVATTEND…
Soms kun je alles nog zo goed weten, maar je moet het ook blijven doen!
Ik merk dat door drukte en waan van de dag ik soms de neiging heb om voor het gemak te gaan. En eerlijk is eerlijk, soms is dat prima.
Maar het heeft me ook wel weer aan het denken gezet. Je moet kritisch blijven kijken naar de presentaties die je geeft en blijven vernieuwen, want dat geeft enorm veel energie. Niet alleen voor jezelf, maar dat komt ook over bij de klant!

Vaak hebben we bij het bedrijf waar ik werk klantenevenementen waarbij we allerlei sessies verzorgen. Ook dit jaar werd mij gevraagd om een sessie te organiseren, in dit geval over het onderwerp CRM. Dit onderwerp is niet nieuw voor mij. Sterker nog, de afgelopen drie jaar had ik een sessie hierover gepresenteerd.

En natuurlijk is dat prima, maar hoe zorg je er nu voor dat je niet steeds hetzelfde verhaal afdraait? Ik vind het juist leuk om elke keer iets nieuws te brengen ook al is de inhoud min of meer hetzelfde. Daar moesten we dus mee aan de slag.

VOORBEREIDING…
Als je mijn blog vaker leest, weet je dat de voorbereiding ontzettend belangrijk is. Ik ben dus eerst samen met mijn collega gaan brainstormen. We hebben onze doelen genoteerd, het publiek dat er zat en vervolgens gingen we los in ideeen.
Allebei zitten we regelmatig bij klanten voor het onderwerp CRM, maar de grap is dat de ene organisatie een hele andere behoefte heeft dan een andere organisatie. En toen brandde daar een lichtje. DAT zou ons uitgangspunt worden. Het leek ons heel leuk om onze klanten onderdeel te laten zijn van onze sessie en deze dus deels te laten bepalen.

Toevallig hadden we net een, voor ons nieuwe, tool ontdekt waarvan we dachten dat deze heel bruikbaar zou zijn. Deze tool heet Mentimeter.
Met deze tool kun je je publiek vragen stellen waarbij zij met een smartphone antwoord kunnen geven. Dit kunnen open vragen zijn, maar ook meerkeuze vragen, schuifbalkjes etc.
Het leuke aan deze tool is dat er geen ‘foute’ antwoorden zijn en dus altijd bruikbaar. Ik zal straks een aantal voorbeeldvragen geven die we hebben ingezet, want dat werd de volgende uitdaging.

WELKE VRAGEN GA JE STELLEN?…
Voordat je vragen gaat bedenken, moet je eerst goed nadenken over wat je graag wilt meegeven in een sessie. We hebben daarom een aantal onderwerpen uitgedacht, namelijk GDPR / AVG, Mobiel werken, Relatiebeheer, Verkooppijplijn, salestoolkit etc. Dit zijn onderwerpen die we vaak tegenkomen in onze verkooptrajecten en die de klanten mogelijk zouden willen zien.

Naast de onderwerpen wilden we de klanten ook iets extra’s geven om hen te inspireren. In dit geval wilden we iets vertellen over de mogelijkheid tot het werken met een salesmethodiek.

Via deze onderwerpen zijn we eerst aan de slag gegaan met de vragen die we dan zouden kunnen gaan stellen. Sommige vragen werden open vragen, zoals ‘Wat betekent CRM voor u?’ waarbij drie velden konden worden ingevuld en ‘Welke CRM oplossing heeft u nu in gebruik’.

We hadden ook vragen waarbij klanten konden aangeven wat ze het meest belangrijk vonden zoals ‘Welke informatie moet uw accountmanager altijd paraat hebben?’ met daarbij een aantal keuzes. De resultaten zouden ‘Live’ op het scherm getoond worden.

Het idee hierachter is dat we alleen zouden ingaan op de onderdelen waarop het meest gestemd werd, zodat de klanten ook echt voor een groot deel de sessie bepaalden.

INRICHTING VAN DE DEMO…
Doordat we op deze manier gingen werken, betekende dat ook dat we onze demo-omgeving heel goed en strak moesten gaan inrichten.
Om dit voor elkaar te krijgen, hebben we per onderwerp / antwoord een klein script gemaakt om ad-hoc te kunnen gebruiken.

Een voorbeeld:
We hadden een vraag over welke informatie een accountmanager altijd paraat moest hebben. Daarbij hadden ze de keuze uit een aantal antwoorden.
1. Totaalbeeld van de actuele klantensituatie
2. Concurrentie analyses
3. Prijs informatie
4. Product documentatie
5. Verkoopkans pijplijn

Voor elk antwoord had ik een script klaar met daarin beschreven van wat ik ging laten zien en wat ik erbij moest vertellen.

Vervolgens hebben we de sessie samen een aantal keren geoefend, zodat we ook echt vragen, antwoorden en demoscript op elkaar af konden stemmen.

DE SESSIE ZELF…
We waren eigenlijk best zenuwachtig of het zou werken en wat de reacties van het publiek zouden zijn, maar dat was helemaal niet nodig!

Eigenlijk deed iedereen mee. Op basis van de antwoorden konden we vervolgens weer vragen stellen als ‘wie heeft er dit geantwoord’? Waarbij we een nadere toelichting vroegen.
Het mooie hiervan was dat deze informatie vaak ook heel waardevol was voor andere mensen in de sessie waardoor ze nog meer mee konden nemen dan we vooraf hadden bedacht.

Er werd ook echt gelachen waardoor wij ook ontspannen waren en dat kon je proeven in de sfeer. Juist omdat we op basis van de antwoorden onze sessie gaven, werd het heel concreet voor de mensen in het publiek.
Niet alleen dat, in totaal hebben we deze sessie vier keer gegeven, maar elke keer werd het verhaal net anders. De antwoorden die we kregen ook en dat was voor ons ook heel leuk, want je draait niet elke keer eenzelfde verhaal af.

De grap is dat ik het script tijdens de sessie helemaal niet meer nodig had. Ik kon er op terugvallen, wanneer nodig, maar omdat we het zo goed hadden doorgenomen, ging het eigenlijk vanzelf.

CONCLUSIE…
De klant je sessie laten bepalen is hartstikke leuk om te doen. Je sessie wordt er interactief van en is afgestemd op je publiek.
We hebben ook echt hele leuk reacties hierop gehad en niet alleen dat, elke presentatie met resultaten hebben we gedeeld aan het eind.
Mentimeter is echt een mooie tool om hiervoor te gebruiken, dus die kan ik zeker aanraden.

Het betekent wel meer werk in de voorbereiding, maar dat is het absoluut waard!

De afgelopen jaren is mijn vak als presales nogal veranderd. Op het moment dat we een aantal jaren geleden een presentatie / demonstratie moesten geven, werd vaak helemaal niet nagedacht over het wie, wat, waarom en hoe. Zie hiervoor ook mijn blog 4 tips voor een succevolle presentatie

Daarbij kwam ik de volgende situatie nogal eens tegen:
We kregen een aanvraag van een sales waarbij we met spoed een presentatie aan een prospect moesten geven, want die ging heel snel een beslissing nemen. Vervolgens werd hemel en aarde bewogen om ervoor te zorgen dat dit kon en bleek achteraf dat de prospect helemaal niet zoveel haast had. Deze prospect zat namelijk nog gewoon in de orientatie fase of hij had gewoon nog een offerte nodig om goed te kunnen onderhandelen met een concurrent. Kortom: ons salesproces sloot totaal niet aan bij het aankoopproces van de klant.

KRITISCH KIJKEN…
Tegenwoordig gaan we hier veel professioneler mee om en voordat we een presentatie / demonstratie komen geven, kwalificeren we volgens een aantal zaken of we dit wel moeten doen. Dit heeft er toe geleid dat we veel meer focus hebben op de juiste trajecten en weinig / geen aandacht meer besteden aan trajecten waarvan we van tevoren inschatten dat we deze toch niet tot een succes kunnen brengen.
Daarbij willen we geen presentatie / demonstratie geven voordat we goed in beeld hebben waar we waarde kunnen toevoegen voor de klant.

Toch ontkomen we er af en toe niet aan om een ‘Spiegeltjes en kraaltjes’ presentatie te geven aan prospects / klanten. Ik zal dit toelichten in een voorbeeld.
Laatst kregen we het verzoek van een bestaande klant om een presentatie / demonstratie te geven. Ze hadden een document opgesteld waarin stond gemeld dat ze het applicatielandschap wilden vereenvoudigen en dus vroegen zij hun verschillende leveranciers om ten eerste aan te geven voor welke onderwerpen zij een oplossing zouden kunnen bieden en daarnaast moest dit in een sessie van twee uur worden toegelicht. De onderwerpen die in het document stonden, waren op hoofdlijnen toegelicht en dat was het.

Naar aanleiding hiervan hebben we telefonisch contact gezocht, want ik vind het prettig om meer achtergrond te hebben en daarnaast is het fijn als je presentatie aansluit op de processen van de klant. Deze stonden helaas niet beschreven in het document. Tijdens het telefonisch contact werd kenbaar gemaakt dat we echt op hoofdlijnen moesten blijven, we niet de diepte in moesten gaan en dat ze gewoon graag wilden zien wat we op dit gebied zouden kunnen. Met andere woorden: we willen deze klant niet kwijt, ik moest het doen met de informatie die ik had, dus een presentatie zou worden gegeven.

SPIEGELTJES EN KRAALTJES…
Voor mij is dat een vrijbrief om voor alle onderwerpen het mooiste van onze oplossing te laten zien. Ik noem dat de ‘Spiegeltjes en kraaltjes’ presentatie. En eerlijk is eerlijk, soms is dat heerlijk om te doen!

In dit geval betrof het zo’n 15 onderwerpen waarvan we er voor 12 een oplossing hebben. Op het moment dat je een sessie van twee uur hebt, betekent dit dat je goed moet nadenken hoe je dit gaat benaderen, er de juiste dingen uitpikt om toe te lichten en je moet ervoor zorgen dat je wel alle onderwerpen behandelt.

Voor mij werkt het dan heel goed om een grafische weergave van de onderwerpen zelf als startpunt te nemen en vervolgens structuur in mijn presentatie te brengen.
Vervolgens heb ik de onderwerpen geclusterd wanneer dit kon en heb ik per onderwerp bekeken wat de mooie dingen zijn die we kunnen bieden en welke voordelen de klant hier uit zou kunnen halen.
Het mooie is ook dat ik helemaal kon losgaan in de look & feel van de oplossing in plaats van de functionaliteit.

Zo heb ik mooie dashboards gemaakt, heb ik aandacht besteed aan onze mooie en eenvoudige apps, kon ik een case uitwerken voor het gebruik van social activiteiten bij het ontwikkelen van een nieuw product en heb ik hiervan een video gemaakt om het zo soepel mogelijk te laten zien.
Dit is ook handig, want dat kan ik op een later moment ook weer voor andere klanten gebruiken.

PRESENTATIE ZELF…
Het risico van zo’n sessie is dat de gebruikers zich niet in je verhaal herkennen, wellicht niet door dingen heen kunnen kijken of dat je gewoon de plank mis slaat. Toch ligt mijn kracht ook in het contact maken, improviseren en vind ik het leuk om met de klant mee te denken.
Gelukkig zaten in deze presentatie allemaal mensen (we hebben het over 8 man) die juist heel erg in de meewerkende modus zaten en die juist heel goed de vertaalslag konden maken naar hun situatie. Daarbij ontstonden leuke discussies over hoe bepaalde zaken vorm zouden kunnen krijgen.

Door de structuur hebben we ook daadwerkelijk alle onderwerpen kunnen behandelen en konden we echt aantonen voor de verschillende onderwerpen een oplossing en toegevoegde waarde te kunnen bieden.

Als feedback hebben we gekregen dat ze erg enthousiast zijn en een vervolg is inmiddels gepland.

SAMENVATTING…
Het is wel goed dat we dit soort sessies niet te vaak doen, want het kost veel tijd aan voorbereiding en het verkooptraject zelf vergt ook meer aandacht. In een vervolgdemo wordt nl altijd meer verwacht.
Wel heb ik door het geven van deze presentatie weer mooi materiaal om te gebruiken bij andere prospects en klanten. Dat is het leuke als je je brein creatief los kunt laten gaan.
Dus moet je een ‘ Spiegeltjes en kraaltjes’ presentatie geven, zorg dan dat je al het moois dat je organisatie te bieden heeft aan bod komt.  Besteed er zorg & aandacht aan, zodat je het kunt hergebruiken en gebruik dit om succesvoller te zijn in nieuwe andere trajecten.

 

 

Ons bedrijf brengt vier keer per jaar een nieuwe release uit. Om aan onze klanten kenbaar te maken wat er aan nieuwe functionaliteit in deze nieuwe release zit, hebben we documentatie beschikbaar met daarnaast video’s met uitleg. Deze keer ben ik gevraagd of ik in een korte video van maximaal 10 minuten de oplossing aan klanten wil uitleggen. Mijn eerste reactie was gelijk: ‘Wat leuk, natuurlijk wil ik dat!’
In deze blog lees je hoe ik dit heb aangepakt en hoe ik het heb ervaren.

OPZET…
Samen met een collega hebben we eerst bedacht wat we in zo’n korte video wilden gaan vertellen. We vonden het van belang dat goed naar voren zou komen wat de waarde van de oplossing is voor onze klant.
Om dat te kunnen bepalen, zijn we begonnen met het opsommen van de uitdagingen waar onze klanten tegenaan lopen.
Vervolgens wilden we duidelijk maken wat we dan daadwerkelijk oplossen waarbij we natuurlijk ook rekening wilden houden met de nieuwe functionaliteit.  Om klanten van de oplossing een indruk te geven, wilden we een korte look & feel demo geven. En last, but not least, wilden we alles samenvatten met wat ze hadden gezien en wat het resultaat (waarde) van deze oplossing is.

Ik presenteer en demonstreer deze oplossing al heel vaak aan klanten, dus veel informatie om deze opzet te maken, was al aanwezig. Echter, op het moment dat je maar in maximaal 10 minuten de oplossing kunt tonen, moet je keuzes maken in wat je wel, maar vooral ook, wat je niet gaat vertellen of laten zien. En dat is veel lastiger dan je denkt. Je moet echt terug naar de kern.

Op het moment dat we de opzet klaar hadden, konden we een script gaan maken.

SCRIPT…
Normaal gesproken schrijf ik niet woordelijk uit wat ik ga vertellen. Ik bereid een powerpoint voor, ik richt processen in in de demo en bedenk goed wat ik wil gaan vertellen, rekening houdend met de mensen die bij de presentatie aanwezig zijn.
En dat is vaak al voldoende. Ik heb kennis van het onderwerp en anticipeer ook op houding en vragen van mijn publiek.
Bij een video werkt dat anders. Je wilt toch een vloeiend verhaal neerzetten. Daarbij vertel je je verhaal voor de camera met een groen doek achter je. Je ziet de powerpoint dus niet! Dat betekent dat je precies moet weten wat je op welk moment moet gaan vertellen. Je wilt voorkomen dat je onderbrekingen hebt.
Daarom heb ik een script gemaakt, waarbij ik per slide heb opgeschreven wat ik wil gaan vertellen. De opzet heb ik hiervoor als startpunt gebruikt en ik heb niets anders gedaan dan alles woord voor woord uitschrijven. Dit heb ik niet alleen in het Nederlands gedaan, maar ook in het Engels aangezien de video in twee talen beschikbaar moest komen.

Voor het stukje demo heb ik ervoor gekozen om dit op te nemen in een video waarbij ik zou kunnen vertellen. Ook hiervoor geldt dat ik eerst goed heb nagedacht wat ik wilde laten zien en dat heb ik vervolgens allemaal uitgewerkt. Op het moment dat je bij een video moet vertellen, is het belangrijk dat je bij het opnemen timed wat je gaat vertellen in de opname. Je wilt namelijk wel dat jouw verhaal met de video synchroon loopt. Dit vond ik bij de opname dan ook het spannendste stukje.

HET OPNEMEN…
En dan komt het moment waarop je de video mag opnemen. Voor mij was dit de eerste keer, dus dat was voor mij best een spannend moment.
Het was handig dat ik mijn verhaal had uitgeschreven, want dat kon vervolgens in de autocue worden getoond.
Ik had mezelf voorgenomen om niet alles woord voor woord op te lezen, maar een video-opname is toch wel echt iets anders als het geven van een presentatie.
Ten eerste moest ik op een bepaalde plek blijven staan. Ik moet natuurlijk wel in beeld blijven. Dit is voor mij een lastig iets, omdat ik heel graag beweeg tijdens het presenteren. Zo wijs ik graag dingen aan op het scherm of loop ik regelmatig. Bij een opname kan dat niet en sta je ‘stil’. Dat betekent dat je veel beter moet nadenken over welke bewegingen je maakt.
Daarnaast ben ik een perfectionist en dat betekent dat ik graag wil dat het verhaal op de video vloeiend verloopt. Op het moment dat je een presentatie geeft, maakt het niet uit als je een wat langere pauze neemt, even eh zegt of even moet kijken waar je bent gebleven. Ik wilde dit niet in de opname, dus daar legde ik mezelf wel wat druk op.

Het opnemen zelf deden we in twee delen. Het eerste deel was voor de powerpoint en het tweede deel was voor de demo. Bij dit tweede deel had ik een barcode scanner in mijn hand om te laten zien waar, in dit geval, een magazijnmedewerker mee zou kunnen werken.
Daarnaast namen we eerst de Nederlandse versie op en vervolgens de Engelse versie.

RESULTAAT…
Uiteindelijk ben ik heel blij met het feit dat ik alles van tevoren had uitgeschreven. In de Nederlandse opname probeerde ik het eerst allemaal uit mijn hoofd te doen, maar omdat ik zo geconcentreerd was, vergat ik ineens punten. Daarom hebben we mijn script in de autocue gezet en ik merkte dat dat wel prettig was. In de Nederlandse opname  was ik nog wel in staat om af en toe andere woorden te gebruiken, zodat ik niet helemaal het gevoel had dat ik aan het oplezen was.
Toch wil ik voor de volgende keer bepaalde zaken anders doen. Nu heb ik continu in de camera gekeken. De volgende keer wil ik kijken of ik meer kan wijzen (naar het groene doek), zodat het wat natuurlijker overkomt. Daarbij kom ik in de video heel serieus over. Dat is op zich niet zo gek, maar een lach op zijn tijd kan echt geen kwaad.

Voor de Engelse opname was ik heel erg blij met mijn tekst. Het is sowieso al lastiger om te presenteren in een andere taal en voor mijn gevoel kwam het er nu vloeiender uit dan wanneer ik het live zou hebben gedaan. Wat ik wel merkte, is dat de autocue bij de Engelse opname beduidend langzamer moet lopen, omdat je hersenen blijkbaar toch meer moeite hebben om het allemaal te verwerken.

Het demostukje was nog wel even puzzelen. Als je de video maakt, heb je je verhaal in je hoofd erbij. Uit ervaring weet ik dat je er dan een vertaging in moet hebben, omdat hardop gesproken tekst altijd langzamer gaat. Bij de opname merkte ik dat ook weer, maar met een beetje improviseren, heb ik het toch tot een goed einde kunnen brengen. De volgende keer moeten we echter wel de video aan de andere kant laten lopen tijdens de opname, zodat ik de juiste kant op kijk.

CONCLUSIE…
Ik vond het maken van een video-opname superleuk, maar het is echt wel iets anders als het geven van een normale presentatie.
Je moet supergoed nadenken over wat je wilt zeggen, maar daarnaast ook hoe je dat uitdrukt in beweging. Hier had ik nu onvoldoende over nagedacht. Het werken met een script en autocue werkt heel prettig, zeker in een andere taal. Dat is iets dat ik zeker weer ga doen voor de volgende keer.
Want overall, dit smaakt zeker naar meer!