Ik werk bij een software bedrijf dat elk jaar een enorm klantenevenement organiseert. Op deze dag willen we klanten informeren & inspireren en worden er onder andere verschillende presentaties gegeven, zowel kleinschalig als voor een groot publiek. Al een aantal jaren was het mijn droom om voor zo’n groot publiek een presentatie te mogen geven. Ten eerste omdat ik graag wilde weten of ik het zou kunnen en durven, maar met name omdat ik het superleuk vind om mensen iets mee te geven in een presentatie waar ze over na kunnen denken.
En gisteren was het dan eindelijk zo ver, ik mocht samen met een collega een presentatie geven aan klanten die onze producten gebruiken. De grootte van het publiek? Zo’n 1.000 tot 1.500 mensen. Hoe het is gegaan, verklap ik nu nog niet. Eerst wil ik jullie graag meenemen in de aanloop: hoe we dit hebben aangepakt, waar het mis ging en hoe we ons vervolgens weer hebben hersteld.
AANLOOP…
Toen ik hoorde dat ik op dat podium mocht staan, vond ik dat echt gaaf! Gelijk hebben we een een moment gepland om te bespreken waar de sessie over zou moeten gaan, wie het publiek zou zijn, hoe lang het mocht duren etc.
Het publiek voor deze presentatie zou groot zijn, dus in de voorbereiding moesten we met veel meer rekening houden dan normaal. Waar moet je dan aan denken, vraag je je misschien af?
- De presentatie moest worden aangeleverd bij het designteam, zodat alle presentaties uniform zouden zijn.
- Daarbij werd de presentatie los getrokken van de demonstratie.
Dat betekent dat er iemand anders achter de knoppen gaat zitten, terwijl ik het verhaal vertel. Alles wat wordt verteld en gedemonstreerd moet synchroon lopen. Om ervoor te zorgen dat we goed op elkaar afgestemd zouden zijn, hebben we een script uitgewerkt waarin het verhaal stond met daarnaast precies beschreven op welke knoppen en functies geklikt moest worden. - De video’s die we wilden gebruiken moesten apart worden aangeleverd. Daarin maakten we onderscheid tussen video’s mobiel (bijvoorbeeld van Apps) en gewone video’s.
Daarbij hadden we te maken met een schermgrootte van zo’n 25 meter, dus is een check op de kwaliteit van de video’s zeer belangrijk. - Tot slot had de regie een draaiboek nodig van minuut tot minuut waarbij we moesten aangeven wat er moest gebeuren (presentatie, demonstratie, video mobiel, video normaal) en wat we gingen vertellen.
DRY-RUN…
Een week voor de daadwerkelijke presentatie kwam het moment van de dry-run. We gingen onze presentatie in het echt voor onze collega’s doen. Helaas voor ons ging het niet zo als gepland, eigenlijk ging het helemaal niet goed! Feedback die we kregen was:
– er zat geen energie in
– traag en niet spannend
– op sommige punten te complex
– we zaten te ruim in de tijd
– het leken wel twee aparte presentaties ipv een duo-presentatie
– etc.
Kortom, dingen die je eigenlijk niet wil horen op het moment dat je een week voor het grote moment zit. Ik was dan ook enorm teleurgesteld, met name in mijzelf.
BEZINNING…
Aan de andere kant, dat is de reden dat je een dry-run doet, om te kijken wat er wel en niet werkt. Ik moest nog 2 uur in de auto zitten op weg naar huis en dat was een mooi moment om te bekijken wat er eigenlijk mis ging.
We waren zo druk bezig geweest met het nadenken over wie er in de grote zaal zouden gaan zitten (heel verschillend publiek) en dat we iedereen wat wilden bieden, dat we waren vergeten waar het nou eigenlijk om draaide, namelijk het presenteren en demonstreren van nieuwe dingen in de software. Daardoor liep het niet lekker, deden we dingen dubbel en werd het nodeloos ingewikkeld.
Ook wilden we te graag alles in detail uitwerken, waardoor het verhaal stroperig werd. We moesten ervoor zorgen dat we weer terug naar de kernboodschap zouden gaan met het probleem van de klant en de waarde voor hen in het achterhoofd.
We deden een duo-presentatie en hadden netjes de onderwerpen en taken verdeeld, maar waren vergeten om na te denken over hoe we het stokje naar elkaar zouden overdragen. Met andere woorden, bij het overgaan naar een nieuw onderwerp moesten we overgangszinnen toevoegen om het tot een lopend geheel te maken.
En last, but not least, we hadden ook gewoonweg te weinig samen geoefend. Het geven van de presentatie zelf, maar ook het tegelijkertijd presenteren en demonstreren. Om je verhaal echter soepel te laten verlopen, is dat zo ontzettend belangrijk.
Er was dus werk aan de winkel, maar doordat we al wel een idee hadden hoe het beter zou kunnen, hebben we als een gek de boel omgegooid. Ook hebben we nog een oefenmoment gepland om het nogmaals door te nemen, de boel te timen en dit te gebruiken om de puntjes op de i te zetten.
WE GAAN HET DOEN….
De avond voor de grote dag hadden we nog een technische dry-run waarbij de gehele presentatie nog een keer werd doorgenomen. Het doel van deze technische dry-run was om te bekijken of het allemaal goed zou gaan met de switches van de schermen, of de video’s goed zouden lopen en uiteraard ook of het geluid goed was. Hier stonden we ook voor het eerst op het podium, een spannend moment.
En voor we het wisten, was de grote dag aangebroken. Ik werd redelijk relaxed wakker en had er wel een goed gevoel over. De reden hiervoor was dat ik het idee had dat we uiteindelijk goede wijzigingen hadden aangebracht en dat bovendien de technische dry-run goed was verlopen.
Toch heb ik mij een half uur voor de sessie even afgezonderd. Puur om even te focussen en het verhaal voor mezelf nog eens door te nemen, zodat ik ontspannen het podium op zou gaan.
Toen we opkwamen, had ik wel een gezonde spanning, maar had ik er gewoon ook ontzettend veel zin in. Helaas deed het geluid het niet gelijk goed, maar ik bleef rustig in mijn adem en na het oplossen van het probleem was ik in staat om met rust mijn verhaal te doen.
Ik heb echt genoten van dat moment op het podium, echt een droom die uitkwam. Het was echt supergaaf om te doen en het smaakt zeker naar meer!
GELEERD…
Ik wist het al, maar voorbereiding is zó belangrijk. In mijn blogs kom ik hier natuurlijk ook steeds op terug, maar uiteindelijk ben ik wel in de typische valkuilen getrapt. Dat heeft mij ook zeker weer de ogen geopend. Blijf altijd goed nadenken wat nou eigenlijk je doel is en check continu of hetgeen je doet wel overeenkomt met wat je wilt bereiken.
Uiteindelijk is het allemaal goed gekomen. Ik denk dat we een presentatie hebben gegeven waar energie in zat en die goed is overgekomen. Voor mij is het in ieder geval een mooi moment om op terug te kijken en waar ik ook zeker trots op ben.