Ons bedrijf brengt vier keer per jaar een nieuwe release uit. Om aan onze klanten kenbaar te maken wat er aan nieuwe functionaliteit in deze nieuwe release zit, hebben we documentatie beschikbaar met daarnaast video’s met uitleg. Deze keer ben ik gevraagd of ik in een korte video van maximaal 10 minuten de oplossing aan klanten wil uitleggen. Mijn eerste reactie was gelijk: ‘Wat leuk, natuurlijk wil ik dat!’
In deze blog lees je hoe ik dit heb aangepakt en hoe ik het heb ervaren.
OPZET…
Samen met een collega hebben we eerst bedacht wat we in zo’n korte video wilden gaan vertellen. We vonden het van belang dat goed naar voren zou komen wat de waarde van de oplossing is voor onze klant.
Om dat te kunnen bepalen, zijn we begonnen met het opsommen van de uitdagingen waar onze klanten tegenaan lopen.
Vervolgens wilden we duidelijk maken wat we dan daadwerkelijk oplossen waarbij we natuurlijk ook rekening wilden houden met de nieuwe functionaliteit. Om klanten van de oplossing een indruk te geven, wilden we een korte look & feel demo geven. En last, but not least, wilden we alles samenvatten met wat ze hadden gezien en wat het resultaat (waarde) van deze oplossing is.
Ik presenteer en demonstreer deze oplossing al heel vaak aan klanten, dus veel informatie om deze opzet te maken, was al aanwezig. Echter, op het moment dat je maar in maximaal 10 minuten de oplossing kunt tonen, moet je keuzes maken in wat je wel, maar vooral ook, wat je niet gaat vertellen of laten zien. En dat is veel lastiger dan je denkt. Je moet echt terug naar de kern.
Op het moment dat we de opzet klaar hadden, konden we een script gaan maken.
SCRIPT…
Normaal gesproken schrijf ik niet woordelijk uit wat ik ga vertellen. Ik bereid een powerpoint voor, ik richt processen in in de demo en bedenk goed wat ik wil gaan vertellen, rekening houdend met de mensen die bij de presentatie aanwezig zijn.
En dat is vaak al voldoende. Ik heb kennis van het onderwerp en anticipeer ook op houding en vragen van mijn publiek.
Bij een video werkt dat anders. Je wilt toch een vloeiend verhaal neerzetten. Daarbij vertel je je verhaal voor de camera met een groen doek achter je. Je ziet de powerpoint dus niet! Dat betekent dat je precies moet weten wat je op welk moment moet gaan vertellen. Je wilt voorkomen dat je onderbrekingen hebt.
Daarom heb ik een script gemaakt, waarbij ik per slide heb opgeschreven wat ik wil gaan vertellen. De opzet heb ik hiervoor als startpunt gebruikt en ik heb niets anders gedaan dan alles woord voor woord uitschrijven. Dit heb ik niet alleen in het Nederlands gedaan, maar ook in het Engels aangezien de video in twee talen beschikbaar moest komen.
Voor het stukje demo heb ik ervoor gekozen om dit op te nemen in een video waarbij ik zou kunnen vertellen. Ook hiervoor geldt dat ik eerst goed heb nagedacht wat ik wilde laten zien en dat heb ik vervolgens allemaal uitgewerkt. Op het moment dat je bij een video moet vertellen, is het belangrijk dat je bij het opnemen timed wat je gaat vertellen in de opname. Je wilt namelijk wel dat jouw verhaal met de video synchroon loopt. Dit vond ik bij de opname dan ook het spannendste stukje.
HET OPNEMEN…
En dan komt het moment waarop je de video mag opnemen. Voor mij was dit de eerste keer, dus dat was voor mij best een spannend moment.
Het was handig dat ik mijn verhaal had uitgeschreven, want dat kon vervolgens in de autocue worden getoond.
Ik had mezelf voorgenomen om niet alles woord voor woord op te lezen, maar een video-opname is toch wel echt iets anders als het geven van een presentatie.
Ten eerste moest ik op een bepaalde plek blijven staan. Ik moet natuurlijk wel in beeld blijven. Dit is voor mij een lastig iets, omdat ik heel graag beweeg tijdens het presenteren. Zo wijs ik graag dingen aan op het scherm of loop ik regelmatig. Bij een opname kan dat niet en sta je ‘stil’. Dat betekent dat je veel beter moet nadenken over welke bewegingen je maakt.
Daarnaast ben ik een perfectionist en dat betekent dat ik graag wil dat het verhaal op de video vloeiend verloopt. Op het moment dat je een presentatie geeft, maakt het niet uit als je een wat langere pauze neemt, even eh zegt of even moet kijken waar je bent gebleven. Ik wilde dit niet in de opname, dus daar legde ik mezelf wel wat druk op.
Het opnemen zelf deden we in twee delen. Het eerste deel was voor de powerpoint en het tweede deel was voor de demo. Bij dit tweede deel had ik een barcode scanner in mijn hand om te laten zien waar, in dit geval, een magazijnmedewerker mee zou kunnen werken.
Daarnaast namen we eerst de Nederlandse versie op en vervolgens de Engelse versie.
RESULTAAT…
Uiteindelijk ben ik heel blij met het feit dat ik alles van tevoren had uitgeschreven. In de Nederlandse opname probeerde ik het eerst allemaal uit mijn hoofd te doen, maar omdat ik zo geconcentreerd was, vergat ik ineens punten. Daarom hebben we mijn script in de autocue gezet en ik merkte dat dat wel prettig was. In de Nederlandse opname was ik nog wel in staat om af en toe andere woorden te gebruiken, zodat ik niet helemaal het gevoel had dat ik aan het oplezen was.
Toch wil ik voor de volgende keer bepaalde zaken anders doen. Nu heb ik continu in de camera gekeken. De volgende keer wil ik kijken of ik meer kan wijzen (naar het groene doek), zodat het wat natuurlijker overkomt. Daarbij kom ik in de video heel serieus over. Dat is op zich niet zo gek, maar een lach op zijn tijd kan echt geen kwaad.
Voor de Engelse opname was ik heel erg blij met mijn tekst. Het is sowieso al lastiger om te presenteren in een andere taal en voor mijn gevoel kwam het er nu vloeiender uit dan wanneer ik het live zou hebben gedaan. Wat ik wel merkte, is dat de autocue bij de Engelse opname beduidend langzamer moet lopen, omdat je hersenen blijkbaar toch meer moeite hebben om het allemaal te verwerken.
Het demostukje was nog wel even puzzelen. Als je de video maakt, heb je je verhaal in je hoofd erbij. Uit ervaring weet ik dat je er dan een vertaging in moet hebben, omdat hardop gesproken tekst altijd langzamer gaat. Bij de opname merkte ik dat ook weer, maar met een beetje improviseren, heb ik het toch tot een goed einde kunnen brengen. De volgende keer moeten we echter wel de video aan de andere kant laten lopen tijdens de opname, zodat ik de juiste kant op kijk.
CONCLUSIE…
Ik vond het maken van een video-opname superleuk, maar het is echt wel iets anders als het geven van een normale presentatie.
Je moet supergoed nadenken over wat je wilt zeggen, maar daarnaast ook hoe je dat uitdrukt in beweging. Hier had ik nu onvoldoende over nagedacht. Het werken met een script en autocue werkt heel prettig, zeker in een andere taal. Dat is iets dat ik zeker weer ga doen voor de volgende keer.
Want overall, dit smaakt zeker naar meer!