Welkom op mijn blog: Jenny presenteert!

Ons bedrijf brengt vier keer per jaar een nieuwe release uit. Om aan onze klanten kenbaar te maken wat er aan nieuwe functionaliteit in deze nieuwe release zit, hebben we documentatie beschikbaar met daarnaast video’s met uitleg. Deze keer ben ik gevraagd of ik in een korte video van maximaal 10 minuten de oplossing aan klanten wil uitleggen. Mijn eerste reactie was gelijk: ‘Wat leuk, natuurlijk wil ik dat!’
In deze blog lees je hoe ik dit heb aangepakt en hoe ik het heb ervaren.

OPZET…
Samen met een collega hebben we eerst bedacht wat we in zo’n korte video wilden gaan vertellen. We vonden het van belang dat goed naar voren zou komen wat de waarde van de oplossing is voor onze klant.
Om dat te kunnen bepalen, zijn we begonnen met het opsommen van de uitdagingen waar onze klanten tegenaan lopen.
Vervolgens wilden we duidelijk maken wat we dan daadwerkelijk oplossen waarbij we natuurlijk ook rekening wilden houden met de nieuwe functionaliteit.  Om klanten van de oplossing een indruk te geven, wilden we een korte look & feel demo geven. En last, but not least, wilden we alles samenvatten met wat ze hadden gezien en wat het resultaat (waarde) van deze oplossing is.

Ik presenteer en demonstreer deze oplossing al heel vaak aan klanten, dus veel informatie om deze opzet te maken, was al aanwezig. Echter, op het moment dat je maar in maximaal 10 minuten de oplossing kunt tonen, moet je keuzes maken in wat je wel, maar vooral ook, wat je niet gaat vertellen of laten zien. En dat is veel lastiger dan je denkt. Je moet echt terug naar de kern.

Op het moment dat we de opzet klaar hadden, konden we een script gaan maken.

SCRIPT…
Normaal gesproken schrijf ik niet woordelijk uit wat ik ga vertellen. Ik bereid een powerpoint voor, ik richt processen in in de demo en bedenk goed wat ik wil gaan vertellen, rekening houdend met de mensen die bij de presentatie aanwezig zijn.
En dat is vaak al voldoende. Ik heb kennis van het onderwerp en anticipeer ook op houding en vragen van mijn publiek.
Bij een video werkt dat anders. Je wilt toch een vloeiend verhaal neerzetten. Daarbij vertel je je verhaal voor de camera met een groen doek achter je. Je ziet de powerpoint dus niet! Dat betekent dat je precies moet weten wat je op welk moment moet gaan vertellen. Je wilt voorkomen dat je onderbrekingen hebt.
Daarom heb ik een script gemaakt, waarbij ik per slide heb opgeschreven wat ik wil gaan vertellen. De opzet heb ik hiervoor als startpunt gebruikt en ik heb niets anders gedaan dan alles woord voor woord uitschrijven. Dit heb ik niet alleen in het Nederlands gedaan, maar ook in het Engels aangezien de video in twee talen beschikbaar moest komen.

Voor het stukje demo heb ik ervoor gekozen om dit op te nemen in een video waarbij ik zou kunnen vertellen. Ook hiervoor geldt dat ik eerst goed heb nagedacht wat ik wilde laten zien en dat heb ik vervolgens allemaal uitgewerkt. Op het moment dat je bij een video moet vertellen, is het belangrijk dat je bij het opnemen timed wat je gaat vertellen in de opname. Je wilt namelijk wel dat jouw verhaal met de video synchroon loopt. Dit vond ik bij de opname dan ook het spannendste stukje.

HET OPNEMEN…
En dan komt het moment waarop je de video mag opnemen. Voor mij was dit de eerste keer, dus dat was voor mij best een spannend moment.
Het was handig dat ik mijn verhaal had uitgeschreven, want dat kon vervolgens in de autocue worden getoond.
Ik had mezelf voorgenomen om niet alles woord voor woord op te lezen, maar een video-opname is toch wel echt iets anders als het geven van een presentatie.
Ten eerste moest ik op een bepaalde plek blijven staan. Ik moet natuurlijk wel in beeld blijven. Dit is voor mij een lastig iets, omdat ik heel graag beweeg tijdens het presenteren. Zo wijs ik graag dingen aan op het scherm of loop ik regelmatig. Bij een opname kan dat niet en sta je ‘stil’. Dat betekent dat je veel beter moet nadenken over welke bewegingen je maakt.
Daarnaast ben ik een perfectionist en dat betekent dat ik graag wil dat het verhaal op de video vloeiend verloopt. Op het moment dat je een presentatie geeft, maakt het niet uit als je een wat langere pauze neemt, even eh zegt of even moet kijken waar je bent gebleven. Ik wilde dit niet in de opname, dus daar legde ik mezelf wel wat druk op.

Het opnemen zelf deden we in twee delen. Het eerste deel was voor de powerpoint en het tweede deel was voor de demo. Bij dit tweede deel had ik een barcode scanner in mijn hand om te laten zien waar, in dit geval, een magazijnmedewerker mee zou kunnen werken.
Daarnaast namen we eerst de Nederlandse versie op en vervolgens de Engelse versie.

RESULTAAT…
Uiteindelijk ben ik heel blij met het feit dat ik alles van tevoren had uitgeschreven. In de Nederlandse opname probeerde ik het eerst allemaal uit mijn hoofd te doen, maar omdat ik zo geconcentreerd was, vergat ik ineens punten. Daarom hebben we mijn script in de autocue gezet en ik merkte dat dat wel prettig was. In de Nederlandse opname  was ik nog wel in staat om af en toe andere woorden te gebruiken, zodat ik niet helemaal het gevoel had dat ik aan het oplezen was.
Toch wil ik voor de volgende keer bepaalde zaken anders doen. Nu heb ik continu in de camera gekeken. De volgende keer wil ik kijken of ik meer kan wijzen (naar het groene doek), zodat het wat natuurlijker overkomt. Daarbij kom ik in de video heel serieus over. Dat is op zich niet zo gek, maar een lach op zijn tijd kan echt geen kwaad.

Voor de Engelse opname was ik heel erg blij met mijn tekst. Het is sowieso al lastiger om te presenteren in een andere taal en voor mijn gevoel kwam het er nu vloeiender uit dan wanneer ik het live zou hebben gedaan. Wat ik wel merkte, is dat de autocue bij de Engelse opname beduidend langzamer moet lopen, omdat je hersenen blijkbaar toch meer moeite hebben om het allemaal te verwerken.

Het demostukje was nog wel even puzzelen. Als je de video maakt, heb je je verhaal in je hoofd erbij. Uit ervaring weet ik dat je er dan een vertaging in moet hebben, omdat hardop gesproken tekst altijd langzamer gaat. Bij de opname merkte ik dat ook weer, maar met een beetje improviseren, heb ik het toch tot een goed einde kunnen brengen. De volgende keer moeten we echter wel de video aan de andere kant laten lopen tijdens de opname, zodat ik de juiste kant op kijk.

CONCLUSIE…
Ik vond het maken van een video-opname superleuk, maar het is echt wel iets anders als het geven van een normale presentatie.
Je moet supergoed nadenken over wat je wilt zeggen, maar daarnaast ook hoe je dat uitdrukt in beweging. Hier had ik nu onvoldoende over nagedacht. Het werken met een script en autocue werkt heel prettig, zeker in een andere taal. Dat is iets dat ik zeker weer ga doen voor de volgende keer.
Want overall, dit smaakt zeker naar meer!

Ik werk bij een software bedrijf dat elk jaar een enorm klantenevenement organiseert. Op deze dag willen we klanten informeren & inspireren en worden er onder andere verschillende presentaties gegeven, zowel kleinschalig als voor een groot publiek. Al een aantal jaren was het mijn droom om voor zo’n groot publiek een presentatie te mogen geven. Ten eerste omdat ik graag wilde weten of ik het zou kunnen en durven, maar met name omdat ik het superleuk vind om mensen iets mee te geven in een presentatie waar ze over na kunnen denken.

En gisteren was het dan eindelijk zo ver, ik mocht samen met een collega een presentatie geven aan klanten die onze producten gebruiken. De grootte van het publiek? Zo’n 1.000 tot 1.500 mensen. Hoe het is gegaan, verklap ik nu nog niet. Eerst wil ik jullie graag meenemen in de aanloop: hoe we dit hebben aangepakt, waar het mis ging en hoe we ons vervolgens weer hebben hersteld.

AANLOOP…
Toen ik hoorde dat ik op dat podium mocht staan, vond ik dat echt gaaf! Gelijk hebben we een een moment gepland om te bespreken waar de sessie over zou moeten gaan, wie het publiek zou zijn, hoe lang het mocht duren etc.

Het publiek voor deze presentatie zou groot zijn, dus in de voorbereiding moesten we met veel meer rekening houden dan normaal. Waar moet je dan aan denken, vraag je je misschien af?

1. De presentatie moest worden aangeleverd bij het designteam, zodat alle presentaties uniform zouden zijn.
2. Daarbij werd de presentatie los getrokken van de demonstratie.
   Dat betekent dat er iemand anders achter de knoppen gaat zitten, terwijl ik het verhaal vertel. Alles wat wordt verteld en gedemonstreerd moet synchroon lopen. Om ervoor te zorgen dat we goed op elkaar afgestemd zouden zijn, hebben we een script uitgewerkt waarin het verhaal stond met daarnaast precies beschreven op welke knoppen en functies geklikt moest worden.
3. De video’s die we wilden gebruiken moesten apart worden aangeleverd. Daarin maakten we onderscheid tussen video’s mobiel (bijvoorbeeld van Apps) en gewone video’s.
   Daarbij hadden we te maken met een schermgrootte van zo’n 25 meter, dus is een check op de kwaliteit van de video’s zeer belangrijk.
4. Tot slot had de regie een draaiboek nodig van minuut tot minuut waarbij we moesten aangeven wat er moest gebeuren (presentatie, demonstratie, video mobiel, video normaal) en wat we gingen vertellen.

DRY-RUN…
Een week voor de daadwerkelijke presentatie kwam het moment van de dry-run. We gingen onze presentatie in het echt voor onze collega’s doen. Helaas voor ons ging het niet zo als gepland, eigenlijk ging het helemaal niet goed! Feedback die we kregen was:

– er zat geen energie in
– traag en niet spannend
– op sommige punten te complex
– we zaten te ruim in de tijd
– het leken wel twee aparte presentaties ipv een duo-presentatie
– etc.

Kortom, dingen die je eigenlijk niet wil horen op het moment dat je een week voor het grote moment zit. Ik was dan ook enorm teleurgesteld, met name in mijzelf.

BEZINNING…
Aan de andere kant, dat is de reden dat je een dry-run doet, om te kijken wat er wel en niet werkt. Ik moest nog 2 uur in de auto zitten op weg naar huis en dat was een mooi moment om te bekijken wat er eigenlijk mis ging.

We waren zo druk bezig geweest met het nadenken over wie er in de grote zaal zouden gaan zitten (heel verschillend publiek) en dat we iedereen wat wilden bieden, dat we waren vergeten waar het nou eigenlijk om draaide, namelijk het presenteren en demonstreren van nieuwe dingen in de software. Daardoor liep het niet lekker, deden we dingen dubbel en werd het nodeloos ingewikkeld.

Ook wilden we te graag alles in detail uitwerken, waardoor het verhaal stroperig werd. We moesten ervoor zorgen dat we weer terug naar de kernboodschap zouden gaan met het probleem van de klant en de waarde voor hen in het achterhoofd.

We deden een duo-presentatie en hadden netjes de onderwerpen en taken verdeeld, maar waren vergeten om na te denken over hoe we het stokje naar elkaar zouden overdragen. Met andere woorden, bij het overgaan naar een nieuw onderwerp moesten we overgangszinnen toevoegen om het tot een lopend geheel te maken.

En last, but not least, we hadden ook gewoonweg te weinig samen geoefend. Het geven van de presentatie zelf, maar ook het tegelijkertijd presenteren en demonstreren.  Om je verhaal echter soepel te laten verlopen, is dat zo ontzettend belangrijk.

Er was dus werk aan de winkel, maar doordat we al wel een idee hadden hoe het beter zou kunnen, hebben we als een gek de boel omgegooid. Ook hebben we nog een oefenmoment gepland om het nogmaals door te nemen, de boel te timen en dit te gebruiken om de puntjes op de i te zetten.

WE GAAN HET DOEN….
De avond voor de grote dag hadden we nog een technische dry-run waarbij de gehele presentatie nog een keer werd doorgenomen. Het doel van deze technische dry-run was om te bekijken of het allemaal goed zou gaan met de switches van de schermen, of de video’s goed zouden lopen en uiteraard ook of het geluid goed was. Hier stonden we ook voor het eerst op het podium, een spannend moment.

En voor we het wisten, was de grote dag aangebroken. Ik werd redelijk relaxed wakker en had er wel een goed gevoel over. De reden hiervoor was dat ik het idee had dat we uiteindelijk goede wijzigingen hadden aangebracht en dat bovendien de technische dry-run goed was verlopen.
Toch heb ik mij een half uur voor de sessie even afgezonderd. Puur om even te focussen en het verhaal voor mezelf nog eens door te nemen, zodat ik ontspannen het podium op zou gaan.

Toen we opkwamen, had ik wel een gezonde spanning, maar had ik er gewoon ook ontzettend veel zin in. Helaas deed het geluid het niet gelijk goed, maar ik bleef rustig in mijn adem en na het oplossen van het probleem was ik in staat om met rust mijn verhaal te doen.
Ik heb echt genoten van dat moment op het podium, echt een droom die uitkwam. Het was echt supergaaf om te doen en het smaakt zeker naar meer!

GELEERD…
Ik wist het al, maar voorbereiding is zó belangrijk. In mijn blogs kom ik hier natuurlijk ook steeds op terug, maar uiteindelijk ben ik wel in de typische valkuilen getrapt. Dat heeft mij ook zeker weer de ogen geopend. Blijf altijd goed nadenken wat nou eigenlijk je doel is en check continu of hetgeen je doet wel overeenkomt met wat je wilt bereiken.

Uiteindelijk is het allemaal goed gekomen. Ik denk dat we een presentatie hebben gegeven waar energie in zat en die goed is overgekomen. Voor mij is het in ieder geval een mooi moment om op terug te kijken en waar ik ook zeker trots op ben.

 

 

 

 

Deze week had ik een Sales Summit. Twee dagen waarin ik en mijn salescollega’s kennis kregen van allerlei zaken in de organisatie, waar het draaide om skills & hoe deze te verbeteren en het delen van kennis.

Zelf mocht ik drie workshops verzorgen voor het optimaliseren van je presentatie, echt superleuk om te doen en ik kreeg ook heel veel leuke reacties.

In mijn workshop heb ik mij met name gericht op de voorbereiding van de presentatie en de opzet ervan. Als ik bijvoorbeeld een presentatie voorbereid, richt ik mij met name op hetgeen ik wil gaan vertellen, de verbale communicatie, waarbij ik uiteraard rekening houd met mijn publiek (zie ook mijn blog:4 tips voor een succesvolle presentatie)

Daarbij weet ik dat ik connectie moet gaan maken met mijn publiek en dat mijn stemgebruik daar een belangrijk onderdeel van is.

Waar ik vaak niet aan denk en wat ik eigenlijk ook weinig tot niet oefen voorafgaand aan mijn presentatie, is mijn non-verbale communicatie. Dat is eigenlijk best gek aangezien non-verbale communicatie een heel belangrijk onderdeel is van onze communicatie en hoe we overkomen op ons publiek.
Juist daar kreeg we nu een workshop over. Ik vond deze echt superleuk en interessant en wil graag het een en ander delen van wat ik heb meegenomen uit deze sessie.

High power poses en low power poses…
Voorafgaand aan een presentatie ben ik soms best nerveus, ik wil het graag goed doen. Hoe minder stress ik heb, hoe krachtiger ik overkom als ik presenteer. Omdat ik dit van mezelf weet, neem ik vaak even de tijd om tot rust te komen door een kopje koffie te drinken of in alle rust mijn verhaal door te nemen.

Nu blijkt dat je de mate van stress kunt beinvloeden door de zogenoemde ‘High power poses’. Een aantal voorbeelden van deze poses vind je hieronder. Met deze poses heb je over het algemeen een open, relaxte houding, terwijl in de ‘Low power pose’ je een gesloten en beschermende houding hebt. Uit het onderzoek van oa Colombia University en Harvard University blijkt dat deze verschillende poses invloed hebben op het testosteron en cortisol gehalte in je lichaam en dat is nou het interessante.

Op het moment dat je twee minuten in een powerpose gaat staan, blijkt dat het testosteron in je lichaam met zo’n 20% stijgt en het cortisol (stress level) met 25% daalt.

Ik vond dat echt een eye-opener en ga dit zeker toepassen in mijn dagelijkse routine of wanneer ik een presentatie moet geven.  Want hoe fijn is het als je met zelfvertrouwen en kracht volledig jezelf en je verhaal kan presenteren.

Gebruik van gebaren…
Op het moment van het geven van een presentatie kun je je woorden door middel van non-verbale communicatie krachtiger laten overkomen. Ik zie dat in de praktijk zeker bij de sprekers die ik interessant vind, maar had er nog niet over nagedacht hoe ik dit zou kunnen toepassen in mijn presentaties.
De grap is dat ik na deze workshop mijn eigen sessie moest gaan geven en ik was mij er ineens mega van bewust welke non-verbale communicatie ik eigenlijk gebruik en toepas. En ik kan je vertellen, dat is best confronterend. Ik weet altijd al dat ik een groot deel met mijn handen praat, maar ik moet er echt voor zorgen dat dit ten eerste rustiger kan, maar daarnaast ook dat het moet gaan matchen met wat ik wil uitdragen. Daar zijn voorbeelden van terug te vinden, Google het maar eens.

Conclusie…
Ik ga mijzelf de komende tijd eens goed onder de loep nemen. Welke gebaren gebruik ik, wat kan minder en wat kan ik nog beter toepassen. Daarnaast zal ik de non-verbale communicatie ook echt gaan oefenen voordat ik het ga toepassen bij mijn klanten en prospects.
En ten slotte zal ik voortaan altijd de ‘High power pose’ twee minute aannemen voordat ik ga presenteren!

In mijn vak als presales geef ik niet alleen presentaties, maar heb ik er ook al vele gevolgd. Vorige week hadden we een klantendag en ook toen stonden er meerdere sprekers op het podium. Naar aanleiding hiervan vroeg ik mij af

‘Waarom blijven sommige presentaties bij mij hangen en anderen niet?’
‘Waarom wordt een presentatie juist goed ontvangen door het publiek?’

Als ik terugkijk naar de presentaties die ik de afgelopen jaren heb gevolgd, kom ik op een aantal punten waardoor juist die presentatie voor mij werkte.

Ervaring…
De sprekers die mij het meest zijn bijgebleven, probeerden echt contact te maken met het publiek. Dit bedoel ik niet letterlijk, maar vaak was er wel iets waar ik mijzelf in kon herkennen.

Ik vind het superleuk om de ervaringen van deze mensen te horen. En dan niet alleen de succesverhalen, maar juist de verhalen waar men tegen hobbels aanliep of die volledig mislukten. De reden waarom ik dit zo interessant vind, is dat deze voorbeelden vaak heel sprekend zijn en daarmee echt tot de verbeelding spreken.

Daarbij moet je je als spreker ook echt kwetsbaar opstellen om dit met het publiek te kunnen delen en daar heb ik erg veel bewondering voor.

Inspiratie…
Het gaat natuurlijk niet alleen om ervaring. Ik word met name enthousiast als mensen mij aan het denken weten te zetten.  Dat ze me echt wat brengen en dat ik weer tot nieuwe inzichten kom die ik in  mijn dagelijks leven kan gebruiken.

Dit betekent niet dat het onderwerp altijd heel creatief of innovatief hoeft te zijn, zelfs niet alles dat ik hoor hoeft nieuw te zijn. Het belangrijkste hierin vind ik dat men niet in algemeenheden moet blijven hangen maar dat er concrete voorbeelden worden gegeven. Hoe kun je het onderwerp vervolgens voor jezelf toepassen? Wat heb ik er aan in mijn dagelijkse praktijk? Tips doen het bij mij dan ook altijd goed.

Enthousiasme…
Zelf houd ik van enthousiaste sprekers, ze moeten me energie geven. Ik besef dat dit een hele persoonlijke voorkeur betreft, maar juist sprekers vol energie blijven mij goed bij. Dat betekent niet alleen in de manier waarop men spreekt, maar er moet een soort van passie uitstralen. Het meest spreekt mij het volgende aan:

Het gebruik van mooie woorden in een vertellende stijl
Ik houd van verhalen. Als je een boek leest of een film kijkt, gaat het ook niet alleen om de feiten. Je wordt als het ware meegezogen naar het moment in het boek /  de film waarbij ook het gevoel en de sfeer worden geschetst.
Dit geldt voor mij ook als ik een presentatie volg. Ik wil mij in gedachten een voorstelling kunnen maken van hetgeen wordt verteld. Dat betekent dat ik het voor mij zie en dat het mij langer bij blijft.

Wanneer voorbeelden met humor worden gebracht
Het komt vaak voor dat ik meerdere presentaties op een dag volg en als je niet oplet, kan dit best vermoeiend en / of saai worden.
Het is dan een verademing als in een presentatie ook humor aanwezig is waardoor je kunt ontspannen. Dit moet natuurlijk wel een toevoeging zijn op het verhaal.

De toon van spreken
Op het moment dat een spreker constant in dezelfde toon spreekt, dwaal ik vanzelf af. Het is dan ook prettig als er een verschil is in toonhoogte is, maar ook in tempo. Zelf ben ik een spreker die vaak snel en luid spreekt als ik enthousiast ben, maar ik bewonder juist de sprekers die de tijd nemen om een verhaal te vertellen, die rust inbouwen in het verhaal en zo de spanning opbouwen, maar ook de nadruk leggen op de belangrijke onderdelen van de presentatie.

Wat kan ik hier nou uithalen?
Ik besef dat ik mijzelf moet laten zien als ik een presentatie geef. Ik vind het niet altijd makkelijk om mijzelf kwetsbaar op te stellen, maar als ik dat WEL doe, is mijn publiek ook eerder geneigd om dit bij mij te doen.

Daarnaast betekent dit dat ik goed moet nadenken over de WAARDE van mijn presentatie. Natuurlijk weet ik dit al (zie ook mijn blog 4 tips voor een succesvolle presentatie), maar dit moet ik blijven toepassen en steeds concreter maken.

EN ik moet goed nadenken hoe ik mijn verhaal breng. Welke woorden gebruik ik en welk scenario wil ik schetsen?
Voor mij geldt ook dat mijn spreektempo en geluid op de juiste manier in een presentatie moet worden toegepast en dat is voor mij lastig. Juist als ik meer rust uitstraal, kom ik sterker en krachtiger over en dat blijft een aandachtspunt, aangezien ik een ‘hyperstand’ heb als ik gespannen ben.
Echter ben ik mij hiervan bewust en dat is in ieder geval het halve werk.

 

Al heb ik heel veel verschillende presentaties gegeven, af en toe komt het voor dat bij mij de totale paniek uitbreekt bij het bekijken van een case die ik moet gaan presenteren en daarnaast ook demonstreren.
Meestal gebeurt dit bij cases die complex zijn, waarbij ik het gevoel heb dat ik kennis tekort heb, te weinig voorbereiding, er losse eindjes zijn of gewoon een combinatie van dit alles. Daarbij ben ik in mijn werk best een perfectionist en ik kan vertellen, dat helpt niet altijd mee!

Afgelopen week had ik hiervan een mooi voorbeeld en ik wist ook dat ik er niet onderuit kwam. Dat betekende dat ik mijzelf moest herpakken om toch een zo goed mogelijk verhaal neer te zetten.

In dit blog neem ik je mee naar hoe ik hiermee ben omgegaan en natuurlijk hoe het uiteindelijk is afgelopen.

Inventarisatie…
Eerst heb ik de cases heel goed doorgelezen en bekeken waar er eventueel voor mij nog onduidelijkheden waren. Daarnaast zouden we voor de presentatie / demonstratie 4 uur kijgen, maar er waren veel onderwerpen. We hebben daarom om een telefonische afspraak met de klant gemaakt om zoveel mogelijk onduidelijkheid weg te nemen. Daarbij hebben we gevraagd  in hoeverre we konden afwijken van de cases. In het gesprek kregen we het gevoel dat er ruimte was om ons verhaal op te bouwen en dat gaf mij in ieder geval weer lucht.

Sparren…
Aangezien de aangeleverde cases best complex waren, vind ik het fijn om met mijn collega’s te sparren hoe de presentatie aan te pakken en wat het oplossingsconcept zou moeten zijn. Vooral als ik het even niet meer zie zitten, is het lekker om een klankbord te hebben. Dat helpt om alles weer in perspectief te zien en daarbij kom je zo vaak op betere oplossingen. Ik had dit ook meerdere keren in de voorbereiding nodig, omdat ik af en toe toch tegen dingen aanliep en ik er mee worstelde om een logische lijn in het verhaal aan te brengen.

Processchema…
Ik maak wel vaker een processchema en dat heeft mij ook in dit geval enorm geholpen. Door het proces van de klant te vertalen naar een processchema hoe het in de software zou moeten werken, kreeg ik ook gelijk houvast voor mijn verhaallijn.
Vervolgens hebben we dit processchema nog eens gevalideerd met de klant waardoor we nog meer waardevolle informatie kregen die ik kon gebruiken voor mijn presentatie.

Structuur…
Aangezien ik nu het processchema helder had, heb ik als eerste structuur in mijn presentatie aangebracht. De cases moesten natuurlijk wel terugkomen, maar met behulp van mijn processchema, kon ik de onderwerpen bij elkaar groeperen en er zo een logische volgorde in aanbrengen.

Ik vind het zelf heel fijn om de deelonderwerpen afzonderlijk te behandelen en af te sluiten. In dit geval liet ik mijn processchema bij elk onderdeel terugkomen, vertelde ik wat ik ging behandelen en na het presenteren / demonstreren van dat deel sloten we af met vragen. Het voordeel hiervan is dat je dan een tijdschema kunt maken, zodat je  zeker weet dat je alle onderwerpen aan bod laat komen die je wilt behandelen.

Rust…
Op de dag van de presentatie zelf was ik best nerveus. Dat heft er met name mee te maken dat ik nog wel dagen aan de presentatie zou kunnen sleutelen en dat er ook nog wel wat losse eindjes waren die ik niet kon laten zien.

Voor mij is het heel belangrijk dat ik tot rust kom, want dan sta ik het best in mijn kracht. Ik heb daarom van tevoren nog even rustig een kopje koffie gedronken met mijn collega’s en heb tegen mezelf gezegd dat het het belangrijkste is dat we laten zien dat we de cases hebben begrepen en dat we duidelijk willen maken dat we echt kunnen EN willen meedenken.

Dat is uiteindelijk precies wat we hebben gedaan. Door van tevoren het proces te valideren hadden we daar geen discussies over en konden we rustig de verschillende onderwerpen de revue laten passeren.

En die losse eindjes waar ik mij zo druk over maakte? Veel dingen waren nog helemaal niet volledig uitgedacht en doordat we wel over het proces hadden nagedacht en hierover met hen konden sparren, vielen ze uiteindelijk helemaal niet op.

Vorige week hadden we een klantendag en mocht ik ook een presentatie verzorgen. Het moeilijke van een presentatie geven op zo’n dag, is dat je van tevoren niet weet aan wie je presenteert. Daarbij weet je niet wat het referentiekader is van de mensen die naar je luisteren (zie ook mijn vorige blog: 4 tips voor een succesvolle presentatie). Wel had ik als uitgangspunt een  titel en korte sessietekst gekregen.

Het voordeel van zo’n opdracht is dat je een bepaalde vrijheid hebt om je presentatie op te zetten en dat je hierin ook je eigen doelen kan meenemen.
Zelf doe ik via verschillende kanalen ook ideeën  op en zo had ik gelezen dat het zinvol kan zijn om in je presentatie geen agenda op te nemen, omdat mensen dan precies weten wanneer ze moeten luisteren of juist even iets anders kunnen doen.
Daarnaast had ik bedacht dat dit een mooi moment was om het echte ‘storytelling’ toe te passen vanuit mijn eigen ervaring en zo een leuk, maar ook inspirerend verhaal neer te zetten.

Graag wil ik jullie met deze blog meenemen in de voorbereiding van deze presentatie en hoe ik het uiteindelijk heb ervaren.

Braindump…
Zelf vind ik het heel prettig om een soort van ‘Braindump’ te maken voordat ik aan mijn presentatie begin. Vaak open ik hiervoor bijvoorbeeld een Worddocument waarin ik mijn gedachten type. Ik breng hier bijvoorbeeld ook al wat structuur aan. Denk bijvoorbeeld aan:
– Hoe introduceer ik mijzelf?
– De sessie?
– Wat wil ik overbrengen?
– Mijn doelen

Onder de verschillende onderwerpen type ik dan de verschillende gedachten die in mij opkomen. Het mooie is dat je dan al vaak op een verhaallijn komt en dat is toch het halve werk.
In eerste instantie was het idee dat ik de presentatie alleen zou geven. Echter door deze braindump vonden we het waarde toevoegen om vanuit verschillende gedachten het verhaal te vertellen. Met een duopresentatie kwam dit meer tot zijn recht.

Afbeeldingen…
Als je een verhaal vertelt, helpt het als afbeeldingen je verhaal ondersteunen. Het blijkt dat veel tekst op een slide vaak alleen maar afleidt van je verhaal. Om tot mooie afbeeldingen te komen, zoek ik gewoon op Google waarbij je ook op formaat ‘Groot’ kan zoeken, zodat deze ook mooi blijft als je hem uitvergroot.

In de presentatie van vorige week wilde ik graag duidelijk maken dat ik ’s avonds laat op de bank ook eenvoudig up-to-date wordt gehouden over verschillende onderwerpen door middel van nieuwe functionaliteit. Door vervolgens te zoeken op ‘lui op de bank’ in de afbeeldingen, kwam ik precies op een afbeelding die ik kon gebruiken.
Ik werk bij een software bedrijf, dus ik vind het prettig om ook ondersteunende afbeeldingen en / of video’s,  van in dit geval specifieke functionaliteit, in de presentatie op te nemen.
Als ik screenshots maak, bewerk ik deze vaak in Paint.NET om tot de juiste grootte te komen of om eventuele zaken te benadrukken door ze te omcirkelen.

Daarnaast kun je tegenwoordig ook tools installeren waarmee je kunt opnemen wat je op je laptop doet. Deze kun je dan opslaan als .GIF bestand en gebruiken. Het mooie hiervan is dat je je niet hoeft te focussen op het doorklikken naar de volgende slide, maar rustig kan vertellen wat er gebeurt.
TIP: Let hierbij goed op je timing, zodat je verhaal ook klopt bij de afbeelding, want bij mij verliep de opname iets sneller dan mijn verhaal.

Oefenen, oefenen, oefenen…
Op het moment dat je je presentatie helemaal klaar hebt, zoals je deze voor ogen hebt, oefen hem dan hardop. Ik merk dat als ik een presentatie oefen, mijn verhaal steeds iets scherper wordt. Daarbij kom je er tijdens het oefenen ook achter of je  verhaal vloeiend loopt of dat je wellicht nog kleine aanpassingen moet doen.
Zo heb ik bij mijn presentatie van vorige week nog slides weggehaald, omdat ik ze toch niets vond toevoegen en heb ik alsnog de volgorde aangepast, zodat het verhaal een logischer opbouw kreeg.

Uit de praktijk blijkt dat je je presentatie minimaal zeven keer moet oefenen voordat deze ook loopt zoals je wilt.

Uiteindelijk was ik heel blij met het resultaat van onze presentatie. We hebben dan ook leuke reacties gehad. De agenda heb ik in dit geval ook helemaal niet gemist en ik denk dat het daardoor ook soepeler verliep.
Het nadeel hiervan is wel dat de mensen in het publiek vervolgens niet altijd weten waar het naartoe gaat, dus daar zou ik de volgende keer wel op letten door bijvoorbeeld tussentijds samen te vatten en een nieuw onderdeel wat verder in te kleden.
Al met al vond ik de opzet voor een volgende presentatie zeker voor herhaling vatbaar en gebruik ik de ervaring van nu om hem te verbeteren.

Mocht je het zelf leuk vinden om iets nieuws toe te passen, doen! Het helpt je echt om te blijven verbeteren en daarbij is het natuurlijk ontzettend leuk.

 

 

 

 

 

 

 

 

Wow, ik vind het best wel spannend, mijn eerste blog en dat over presenteren.

Toen ik studeerde aan de HEAO in Groningen hadden we in het derde studiejaar veel opdrachten waarbij ook een eindpresentatie benodigd was. Op de een of andere manier bood ik mij hiervoor altijd aan, ik vond het leuk om te doen!

Het meeste plezier beleefde ik aan het bedenken van een origineel intro en daarnaast het enthousiasmeren van het publiek. Ik ben dan ook nooit vergeten dat één van de docenten aangaf dat ik hier verder in moest gaan.

Nu, vele jaren later, is dit alweer 10 jaar mijn vak en presenteer ik met veel plezier!

Als ik nu echter terug denk aan de presentaties die ik  voor het eerst gaf, staat het schaamrood me wel een beetje op de kaken. Ik was met name bezig mezelf (en het bedrijf waarvoor ik werk) te promoten waarbij ik een soort ‘training’ gaf aan mijn publiek. Soms werd dit gewaardeerd, maar je kunt je voorstellen dat ik hiermee ook wel eens echt de plank missloeg. Inmiddels heb ik geleerd waar je rekening mee moet houden als je een presentatie geeft.

Graag wil ik jullie kennis laten maken met 4 dingen waarover ik nadenk bij het in elkaar zetten van een presentatie en die helpen om een goede indruk te maken op je publiek.

WIE…
Ten eerste is het belangrijk om te weten aan wie je de presentatie geeft. Wie zijn zij, welke rol hebben ze? Wat is hun uitgangspunt?

Dit helpt je om de juiste onderwerpen te bepalen voor je presentatie. Daarnaast kun je dan inschatten of je in je verhaal op de hoofdlijnen moet blijven of juist meer de details moet gaan opzoeken. Om een voorbeeld te noemen: ik werk in de software en ik heb gemerkt dat mensen uit het management graag meer op hoofdlijnen willen blijven en de gebruikers zoeken vaak meer details. Hiermee houd ik rekening als ik een presentatie voorbereid.

WAAROM…
Je publiek zit er niet voor niets. Het is dus belangrijk om na te denken over wat je hen precies wilt vertellen. Wat zijn hun verwachtingen en wat breng jij hen met je presentatie?

Als ik kijk naar de presentaties die mij zijn bijgebleven, wisten de sprekers mij altijd te inspireren of te motiveren. Ze brachten mij iets dat ik nog niet wist of waar ik echt wat aan had. Dat is hetgeen je wilt bereiken. Dit kan alleen als je je van tevoren goed hebt verdiept in je publiek. Zorg er dan ook voor dat je dit, voordat je met de voorbereiding van je presentatie begint, goed hebt afgestemd.

WAT…
Wat zijn dan de ‘key topics’ die je in je presentatie wilt gaan behandelen? Zorg er hierbij voor dat je dit door de ogen van je publiek doet. Zij moeten zich er in herkennen. Zorg voor heldere voorbeelden en houdt het simpel (tenzij dit juist een doel van je presentatie is en je over een heel technische onderwerp spreekt).

Bedenk dat zij niet alles kunnen onthouden van wat jij vertelt. Dit betekent dat je de nadruk moet gaan leggen op de onderwerpen waarvan jij wilt dat ze die onthouden. Houdt er hier wel rekening mee dat zij het ook interessant moeten vinden en probeer de juiste toon te zetten. Als het publiek heel divers is, bedenk dan goed wat je wilt bereiken en wie je daarvoor nodig bent.

HOE…
Hoe ga je de presentatie precies insteken, welke structuur breng je er in aan? Op welke manier ga je het doen? Hoe zorg je ervoor dat de aandacht bij je presentatie blijft en welke tools zet je in?

Het is hierin belangrijk dat je wel bij jezelf blijft. Pas dan kom je authentiek over en dat wordt over het algemeen het best gewaardeerd. Bekijk dus ook wat bij je past. Werk je graag met een flipover? Gebruik deze dan. Ben je een liefhebber van powerpoint, zet dit dan in.

Het gaat er uiteindelijk om dat je goed nadenkt over bovenstaande punten. Een goede voorbereiding op een presentatie, en ik weet dat het een cliché is, is toch het halve werk. Toch is het niet altijd even makkelijk om toe te passen en je zult zien dat het ook wel eens fout kan gaan. Maar dat geeft niet, daar leren we van en dat nemen we mee naar de volgende presentatie.
Voor mijzelf heb ik wel een manier gevonden om dit toe te passen en dit deel ik graag met je in een volgende blog.