Ik zorg er altijd voor dat ik mijn eerste afspraak met een klant goed voorbereid. Je hebt immers maar één kans om een goede eerste indruk te maken.
Ook wil ik graag dat zowel de klant als ik zoveel mogelijk uit de afspraak halen en daarbij kan je voorbereiding enorm helpen.
Ik heb hiervoor een formulier gemaakt in OneNote waarin ik alles wat ik te weten kom of nog wil weten opneem. Onderdeel van dit formulier zijn:
- Contactpersonen: Met wie heb ik de afspraak?
- Onderdelen MEDDPICC
– Welke relevante referenten hebben we?
– Wie is de economic buyer?
– Wat zijn de beslissingscriteria?
– Hoe loopt het beslissingsproces?
– Hoe verloopt het papieren proces
– Budget
– Concurrenten - Huidige situatie
- Problemen: business case for change
- Behoeften: business case for value
- Acties: dingen die ik niet moet vergeten
- Overige
De reden dat ik dit op deze manier doe, is om duidelijk te krijgen welke informatie ik al heb, welke informatie ik moet verifiëren en welke dingen ik nog moet achterhalen. Deze informatie helpt mij ook om het gesprek te structureren, zonder dat ik een soort van ‘Overhoring’ doe. Ik kan gewoonweg eenvoudig teruggrijpen naar wat ik heb verzameld.
De informatie krijg ik op verschillende manieren binnen:
Binnengekomen lead
Ik krijg de leads binnen en over het algemeen is er contact geweest met mijn collega die al informatie heeft verzameld. Typische informatie die ik krijg:
- Met wie een afspraak?
- Waarom een afspraak?
- Wat is het doel van de afspraak?
Vaak krijg ik hier al te horen waarom een prospect aan het oriënteren is, met welke oplossing ze werken, wat ze ongeveer zoeken etc.
Deze informatie zet ik op de juiste plek en daarbij zet ik dan bijvoorbeeld zaken die ik uit wil vragen.
Voorbeeld:
- Afspraak met contactpersonen A, B, C, ik schrijf op de functie, maar wil ook rol in traject weten: dit zet ik er met een ? bij
- Ik weet dat ze met oplossing Z werken: Dan schrijf ik erbij: problemen?
- Ik weet dat ze tegen probleem X aanlopen: Dan zet ik erbij: gevolgen?
Website
Ik kijk altijd op de website van de organisatie. Hierop vind ik veel informatie die ik niet hoef te vragen, maar die mij bijvoorbeeld ook helpt om relevante klanten die we al geholpen hebben op te zoeken ter voorbereiding. Die kan ik gebruiken in het gesprek om bijvoorbeeld pijn naar boven te halen of juist resultaat te bespreken. Informatie die ik van de website haal, is bijvoorbeeld:
- Wat voor producten & diensten bieden zijn?
- Welke klanten helpen ze?
- Hoe zit de organisatiestructuur in elkaar?
- Wat zijn de visie & missie op de lange termijn?
- Welke waarden noemen zij als belangrijk?
Uiteraard zal je in het gesprek met de klant zaken moeten verifiëren en verder uitvragen. Ik vul dit allemaal al op mijn formulier in en zet erbij waarop ik wil doorvragen of welke vragen ik graag beantwoord zie.
LinkedIn
Op LinkedIn zoek ik informatie over de organisatie en de contactpersonen.
- Ben ik bijvoorbeeld aan gelinkt? Hebben we gezamenlijke connecties?
- Wat schrijft deze persoon over zichzelf?
- Wat heeft de organisatie zelf aan interessante dingen geplaatst?
Deze informatie helpt mij om meer vragen te definiëren, te kijken waar er overeenkomsten zijn, maar ook om een beeld te vormen. LET OP: ik denk dat het belangrijk is om een gesprek open in te gaan, dus zonder oordelen. Het helpt alleen wel om bepaalde reacties in een proces te plaatsen en je kunt beter anticiperen.
Nieuws
Er gebeurt veel in de wereld. Ik neem ook altijd nog een moment de tijd om te bekijken of er zaken zijn die bijvoorbeeld de business van mijn klant kunnen beïnvloeden.
Het is niet gek om dit te ook te vragen. Vaak krijg je ook heel verrassende antwoorden die je verder kan helpen.
Samenvatting
Uiteindelijk is mijn voorbereiding niets anders dan willen weten wie de organisatie en contactpersonen zijn en een oprechte interesse om meer te weten te komen en daarmee te onderzoeken of ik ze verder kan helpen. Dat is ook waarom ik mijn vak zo mooi vind. Het helpt me voornamelijk om scherper te zijn en niets te vergeten. Daarbij geloof ik oprecht dat een prospect het voelt als je geïnteresseerd bent en je huiswerk hebt gedaan en dat dat een goede basis is om verder in gesprek te gaan. Ik ben benieuwd. Heb jij nog mooie tips of suggesties voor mij?