Al heb ik heel veel verschillende presentaties gegeven, af en toe komt het voor dat bij mij de totale paniek uitbreekt bij het bekijken van een case die ik moet gaan presenteren en daarnaast ook demonstreren.
Meestal gebeurt dit bij cases die complex zijn, waarbij ik het gevoel heb dat ik kennis tekort heb, te weinig voorbereiding, er losse eindjes zijn of gewoon een combinatie van dit alles. Daarbij ben ik in mijn werk best een perfectionist en ik kan vertellen, dat helpt niet altijd mee!
Afgelopen week had ik hiervan een mooi voorbeeld en ik wist ook dat ik er niet onderuit kwam. Dat betekende dat ik mijzelf moest herpakken om toch een zo goed mogelijk verhaal neer te zetten.
In dit blog neem ik je mee naar hoe ik hiermee ben omgegaan en natuurlijk hoe het uiteindelijk is afgelopen.
Inventarisatie…
Eerst heb ik de cases heel goed doorgelezen en bekeken waar er eventueel voor mij nog onduidelijkheden waren. Daarnaast zouden we voor de presentatie / demonstratie 4 uur kijgen, maar er waren veel onderwerpen. We hebben daarom om een telefonische afspraak met de klant gemaakt om zoveel mogelijk onduidelijkheid weg te nemen. Daarbij hebben we gevraagd in hoeverre we konden afwijken van de cases. In het gesprek kregen we het gevoel dat er ruimte was om ons verhaal op te bouwen en dat gaf mij in ieder geval weer lucht.
Sparren…
Aangezien de aangeleverde cases best complex waren, vind ik het fijn om met mijn collega’s te sparren hoe de presentatie aan te pakken en wat het oplossingsconcept zou moeten zijn. Vooral als ik het even niet meer zie zitten, is het lekker om een klankbord te hebben. Dat helpt om alles weer in perspectief te zien en daarbij kom je zo vaak op betere oplossingen. Ik had dit ook meerdere keren in de voorbereiding nodig, omdat ik af en toe toch tegen dingen aanliep en ik er mee worstelde om een logische lijn in het verhaal aan te brengen.
Processchema…
Ik maak wel vaker een processchema en dat heeft mij ook in dit geval enorm geholpen. Door het proces van de klant te vertalen naar een processchema hoe het in de software zou moeten werken, kreeg ik ook gelijk houvast voor mijn verhaallijn.
Vervolgens hebben we dit processchema nog eens gevalideerd met de klant waardoor we nog meer waardevolle informatie kregen die ik kon gebruiken voor mijn presentatie.
Structuur…
Aangezien ik nu het processchema helder had, heb ik als eerste structuur in mijn presentatie aangebracht. De cases moesten natuurlijk wel terugkomen, maar met behulp van mijn processchema, kon ik de onderwerpen bij elkaar groeperen en er zo een logische volgorde in aanbrengen.
Ik vind het zelf heel fijn om de deelonderwerpen afzonderlijk te behandelen en af te sluiten. In dit geval liet ik mijn processchema bij elk onderdeel terugkomen, vertelde ik wat ik ging behandelen en na het presenteren / demonstreren van dat deel sloten we af met vragen. Het voordeel hiervan is dat je dan een tijdschema kunt maken, zodat je zeker weet dat je alle onderwerpen aan bod laat komen die je wilt behandelen.
Rust…
Op de dag van de presentatie zelf was ik best nerveus. Dat heft er met name mee te maken dat ik nog wel dagen aan de presentatie zou kunnen sleutelen en dat er ook nog wel wat losse eindjes waren die ik niet kon laten zien.
Voor mij is het heel belangrijk dat ik tot rust kom, want dan sta ik het best in mijn kracht. Ik heb daarom van tevoren nog even rustig een kopje koffie gedronken met mijn collega’s en heb tegen mezelf gezegd dat het het belangrijkste is dat we laten zien dat we de cases hebben begrepen en dat we duidelijk willen maken dat we echt kunnen EN willen meedenken.
Dat is uiteindelijk precies wat we hebben gedaan. Door van tevoren het proces te valideren hadden we daar geen discussies over en konden we rustig de verschillende onderwerpen de revue laten passeren.
En die losse eindjes waar ik mij zo druk over maakte? Veel dingen waren nog helemaal niet volledig uitgedacht en doordat we wel over het proces hadden nagedacht en hierover met hen konden sparren, vielen ze uiteindelijk helemaal niet op.