Het opzetten van een nieuwe presentatie: hoe te beginnen?

Vorige week hadden we een klantendag en mocht ik ook een presentatie verzorgen. Het moeilijke van een presentatie geven op zo’n dag, is dat je van tevoren niet weet aan wie je presenteert. Daarbij weet je niet wat het referentiekader is van de mensen die naar je luisteren (zie ook mijn vorige blog: 4 tips voor een succesvolle presentatie). Wel had ik als uitgangspunt een  titel en korte sessietekst gekregen.

Het voordeel van zo’n opdracht is dat je een bepaalde vrijheid hebt om je presentatie op te zetten en dat je hierin ook je eigen doelen kan meenemen.
Zelf doe ik via verschillende kanalen ook ideeën  op en zo had ik gelezen dat het zinvol kan zijn om in je presentatie geen agenda op te nemen, omdat mensen dan precies weten wanneer ze moeten luisteren of juist even iets anders kunnen doen.
Daarnaast had ik bedacht dat dit een mooi moment was om het echte ‘storytelling’ toe te passen vanuit mijn eigen ervaring en zo een leuk, maar ook inspirerend verhaal neer te zetten.

Graag wil ik jullie met deze blog meenemen in de voorbereiding van deze presentatie en hoe ik het uiteindelijk heb ervaren.

Braindump…
Zelf vind ik het heel prettig om een soort van ‘Braindump’ te maken voordat ik aan mijn presentatie begin. Vaak open ik hiervoor bijvoorbeeld een Worddocument waarin ik mijn gedachten type. Ik breng hier bijvoorbeeld ook al wat structuur aan. Denk bijvoorbeeld aan:
– Hoe introduceer ik mijzelf?
– De sessie?
– Wat wil ik overbrengen?
– Mijn doelen

Onder de verschillende onderwerpen type ik dan de verschillende gedachten die in mij opkomen. Het mooie is dat je dan al vaak op een verhaallijn komt en dat is toch het halve werk.
In eerste instantie was het idee dat ik de presentatie alleen zou geven. Echter door deze braindump vonden we het waarde toevoegen om vanuit verschillende gedachten het verhaal te vertellen. Met een duopresentatie kwam dit meer tot zijn recht.

Afbeeldingen…
Als je een verhaal vertelt, helpt het als afbeeldingen je verhaal ondersteunen. Het blijkt dat veel tekst op een slide vaak alleen maar afleidt van je verhaal. Om tot mooie afbeeldingen te komen, zoek ik gewoon op Google waarbij je ook op formaat ‘Groot’ kan zoeken, zodat deze ook mooi blijft als je hem uitvergroot.

In de presentatie van vorige week wilde ik graag duidelijk maken dat ik ’s avonds laat op de bank ook eenvoudig up-to-date wordt gehouden over verschillende onderwerpen door middel van nieuwe functionaliteit. Door vervolgens te zoeken op ‘lui op de bank’ in de afbeeldingen, kwam ik precies op een afbeelding die ik kon gebruiken.
Ik werk bij een software bedrijf, dus ik vind het prettig om ook ondersteunende afbeeldingen en / of video’s,  van in dit geval specifieke functionaliteit, in de presentatie op te nemen.
Als ik screenshots maak, bewerk ik deze vaak in Paint.NET om tot de juiste grootte te komen of om eventuele zaken te benadrukken door ze te omcirkelen.

Daarnaast kun je tegenwoordig ook tools installeren waarmee je kunt opnemen wat je op je laptop doet. Deze kun je dan opslaan als .GIF bestand en gebruiken. Het mooie hiervan is dat je je niet hoeft te focussen op het doorklikken naar de volgende slide, maar rustig kan vertellen wat er gebeurt.
TIP: Let hierbij goed op je timing, zodat je verhaal ook klopt bij de afbeelding, want bij mij verliep de opname iets sneller dan mijn verhaal.

Oefenen, oefenen, oefenen…
Op het moment dat je je presentatie helemaal klaar hebt, zoals je deze voor ogen hebt, oefen hem dan hardop. Ik merk dat als ik een presentatie oefen, mijn verhaal steeds iets scherper wordt. Daarbij kom je er tijdens het oefenen ook achter of je  verhaal vloeiend loopt of dat je wellicht nog kleine aanpassingen moet doen.
Zo heb ik bij mijn presentatie van vorige week nog slides weggehaald, omdat ik ze toch niets vond toevoegen en heb ik alsnog de volgorde aangepast, zodat het verhaal een logischer opbouw kreeg.

Uit de praktijk blijkt dat je je presentatie minimaal zeven keer moet oefenen voordat deze ook loopt zoals je wilt.

Uiteindelijk was ik heel blij met het resultaat van onze presentatie. We hebben dan ook leuke reacties gehad. De agenda heb ik in dit geval ook helemaal niet gemist en ik denk dat het daardoor ook soepeler verliep.
Het nadeel hiervan is wel dat de mensen in het publiek vervolgens niet altijd weten waar het naartoe gaat, dus daar zou ik de volgende keer wel op letten door bijvoorbeeld tussentijds samen te vatten en een nieuw onderdeel wat verder in te kleden.
Al met al vond ik de opzet voor een volgende presentatie zeker voor herhaling vatbaar en gebruik ik de ervaring van nu om hem te verbeteren.

Mocht je het zelf leuk vinden om iets nieuws toe te passen, doen! Het helpt je echt om te blijven verbeteren en daarbij is het natuurlijk ontzettend leuk.